Kanban | Bureau Tromp

Kanban is de Japanse term voor ‘visueel’ en ‘kaart’ en maakt gebruik van de kracht van visuele informatie. Met behulp van kaarten - bijv. in de vorm van post-its - kan op een bord een duidelijk visueel overzicht worden gecreëerd van het werk. Dit geeft meer mogelijkheden om met elkaar te communiceren over de status en de voortgang van het werk.
Iedereen weet waarschijnlijk wel hoe de vakkenvullers in de supermarkt de schappen aanvullen. De producten die het dichtst bij de houdbaarheidsdatum zitten vooraan, de nieuwste producten erachter. Ook wel FIFO (First In First Out) genoemd. Doel is om de schappen altijd zo vol mogelijk te houden, dat is aantrekkelijker voor de klant.
Wat betreft de inkoop van deze producten werkt het anders. Pas wanneer de voorraad in het magazijn bijna op is, wordt de nieuwe lading besteld. Dit is gebaseerd op het Just-In-Time principe en is zeer efficiënt omdat de klantvraag als uitgangspunt dient. Er is dus nooit teveel of te weinig, tenminste, dat is de bedoeling. Kanban werkt ook op deze manier.
Hoe is Kanban ontstaan?
Autofabrikant Toyota kon de efficiëntie van het Just-In-Time principe wel inzien en verwerkten het daarom in 1940 in een systeem dat zij Kanban noemden. De werknemers begonnen kaarten te gebruiken zodat de stappen in hun proces zichtbaar werden. Dit resulteerde niet alleen in meer communicatie tussen teams, maar ook tot verbeterde processen met een grotere doorstroom. Door gebruik te maken van Kanban wist iedereen wat er op welke plek gedaan moest worden, waardoor de verspillingen enorm werden teruggedrongen.
Wat is Kanban precies?
Kanban is de Japanse term voor ‘visueel’ en ‘kaart’ en maakt gebruik van de kracht van visuele informatie. Met behulp van kaarten - bijv. in de vorm van post-its - kan op een bord een duidelijk visueel overzicht worden gecreëerd van het werk. Dit geeft meer mogelijkheden om met elkaar te communiceren over de status en de voortgang van het werk.
4 principes van Kanban
Hoewel er binnen Kanban de laatste jaren een aantal veranderingen heeft plaatsgevonden, blijven de 4 basisprincipes altijd van toepassing.
1. Visualiseer het werk: Door het werk en de workflow visueel te maken, kun je de stroom van het proces observeren en analyseren. Dit helpt de knelpunten in kaart te brengen en verbetert de communicatie en samenwerking.
2. Beperk ‘Work in Progress’: Door niet met te veel taken tegelijkertijd bezig te zijn, reduceer je de hoeveelheid onafgemaakt werk. Halve taken zorgen voor verspilling omdat je bijvoorbeeld continu aan het switchen bent tussen verschillende werkzaamheden.
3. Focus op flow: Wanneer je het werk gevisualiseerd hebt en de ‘work in progress’ hebt beperkt, kun je beginnen met de optimalisatie van je flow. Bij een goede flow staan de items op je Kanban bord niet stil en is je doorlooptijd kort.
4. Monitoren, wijzigen en verbeteren: Wanneer het Kanban systeem goed werkt, zal het de basis zijn van een organisatiecultuur waarin constant verbeteren centraal staat. De effectiviteit van teams kan dan bepaald worden door de flow, kwaliteit en de doorlooptijden te meten en analyseren.
De toepassing van Kanban
Om Kanban toepasbaar te maken, kan er van verschillende visualisaties gebruik worden gemaakt.
Een eerste manier is door gebruik te maken van Kanban kaarten. Deze geven aan de betreffende persoon door wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd moet worden. De kanban kaart vormt dan bijvoorbeeld de trigger die vertelt dat de voorraad weer aangevuld dient te worden.
Een andere vorm van visualisatie is het Kanbanbord. Op dit bord wordt de flow gevisualiseerd middels magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk op een bepaalde plek vertegenwoordigen. Het Kanbanbord bestaat vaak uit drie kolommen: wachtend, in productie en geproduceerd.
Een laatste manier is om een Kanban systeem op een elektronische manier te implementeren. Hier wordt tegenwoordig steeds meer gebruik van gemaakt.
Kortom, Kanban is een visuele Lean tool die een bijdrage kan leveren in de vermindering van verspillingen door voorraden precies goed op peil te houden. De visualisatie geeft je bovendien de mogelijkheid om met elkaar te communiceren over de werkvoortgang.
Over Bureau Tromp:
• Website: bureautromp.nl/artikel/kanban/
• Linkedin: / bureau-tromp
• Facebook: / bureautromp
• Mail: [e-mail]