Leer alles over de SIPOC (+ template) | Bureau Tromp

Procesverbetering bereiken binnen je bedrijf? Dan is het allereerst belangrijk om een uitgebreid overzicht te hebben van je huidige processen. De SIPOC biedt een uitkomst hierin. Deze handige Lean Six Sigma tool laat in een tabelvorm de belangrijkste inputs en outputs zien van 1 of meerdere bedrijfsprocessen. Hoe dat precies in zijn werk gaat? Daar kom je achter in deze video!
De letters van het woord SIPOC staan voor 5 componenten;
1. Supplier (leverancier)
2. Input (invoer)
3. Process (proces)
4. Output (uitvoer)
5. Customer (klant)
Doordat je het hele proces met deze 5 componenten in kaart brengt, van een trigger vanuit de leverancier tot aan het eindproduct bij de klant, is de SIPOC een onmisbaar hulpmiddel voor het bepalen van je scope. Met andere woorden, het laat de totale reikwijdte van een proces zien, doordat alle tussenliggende stappen zijn meegenomen.
Een SIPOC kan je hiermee helpen om een keuze te maken welke processtappen in jouw proces verbeterd dienen te worden. Bovendien geeft het je zicht op de betrokkenen: Wie heb ik nodig om me meer te vertellen over dit proces? En wie hebben er belang bij?
Hoe maak je gebruik van een SIPOC?
Om het SIPOC overzicht te creëren is het allereerst belangrijk om in gesprek te gaan met betrokkenen. Je kan bijvoorbeeld aan de klant vragen om meer te vertellen over het proces en wat er verbeterd kan worden. Er zijn een aantal stappen die je hierbij kunnen helpen:
- Teken alvast de SIPOC structuur op een flip-over of stuk brown paper en neem voldoende post-its mee.
- Stel daarna de input vast. Dit is vaak een zelfstandig naamwoord en kan bijvoorbeeld gaan om een klacht of een telefoontje van de klant.
- Bepaal vervolgens wie die input levert. Dit zet je onder het kopje Supplier.
- Ga je hierna richten op het proces en bedenk wat er als eerste met de input gebeurt. Dit word de eerste stap in het SIPOC overzicht.
Nu je - met behulp van de betrokkenen de eerste stappen richting de SIPOC hebt gezet - is het tijd om het template verder te gaan invullen. De volgende vragen kunnen je hierbij helpen:
- Wat is de output? Hiermee definieer je het resultaat.
- Wie ontvangt deze output? De ontvanger van de output is de customer (klant) van het proces.
- Welke eisen stelt de klant aan de output? Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de kwaliteit (inhoudelijk goede oplossing), tijdigheid (termijn) of de leveringswijze (persoonlijk/telefonisch).
- Welke eisen stelt ‘het proces’ aan de input? Voor een goede verwerking is het belangrijk dat ook de input kwalitatief goed is, want garbage in = garbage out.
Wanneer is je SIPOC af?
Denk je dat je SIPOC compleet en allesomvattend is? Probeer dan nog eens gedetailleerd naar alle stappen te kijken. Je zult zien dat de hoofdlijnen die je nu hebt uitgewerkt, op te delen zijn in nog veel meer processtappen. Een maximum van zeven stappen is een mooi aantal om na te streven. Hiermee voorkom je dat je scope te breed wordt.
Tot slot 5 redenen waarom je een SIPOC nooit meer overslaat in je project:
1. Allereerst zorgt een SIPOC ervoor dat het gesprek over je proces visueel wordt. Deze zichtbaarheid kan zorgen voor structuur in het gesprek dat je aan het voeren bent en het faciliteert de discussie over het proces.
2. Daarnaast creëert een gezamenlijke uitwerking van SIPOC een vorm van wederzijds begrip over het proces. Doordat je met elkaar in gesprek bent en het proces samen uitwerkt, ontstaat er een gezamenlijk beeld.
3. Wist je dat een SIPOC aansluit bij DMAIC? De SIPOC zorgt er namelijk voor dat je in de Define fase een duidelijk beeld uitwerkt van de gekregen aanleiding of opdracht. Op deze manier voorkom je onduidelijkheid in een latere fase van je project.
4. Een 4e reden is dat je dankzij de SIPOC een uitgebreid beeld krijgt van de klant en de overige stakeholders. Hierdoor zie je geen belangrijke stakeholders over het hoofd. Wanneer dit gebeurt, kan dit niet alleen de relatie beschadigen, maar kost het ook nog eens veel tijd en energie om dit later te herstellen.
5. Tot slot is het maken van een SIPOC ook nog eens leuk om te doen omdat het jou als procesverbeteraar leert hoe je snel tot de essentie van het probleem kan komen om zo processen te verbeteren.
Over Bureau Tromp:
• Website: bureautromp.nl/artikel/sipoc/
• Linkedin: / bureau-tromp
• Facebook: / bureautromp
• Mail: [e-mail]