🔥 Outlook Ordnerstruktur: Extreme Zeitersparnis dank Automatisierung
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- Опубликовано: 4 авг 2024
- In diesem Video möchte ich allen Outlook Nutzern eine Möglichkeit für extreme Zeitersparnis vorstellen. So kannst du die Arbeit, die normal 1 Woche dauern würde in 1 Minute erledigen. Wenn sich das für dich zu gut anhört um wahr zu sein, dann solltest du dieses Video ansehen.
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🎬 Videoinhalt
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00:00 Einleitung
00:31 Suchordner als Alternative zu E-Mail-Ordnern
01:55 Aufwand der E-Mail-Ablage
04:41 Vorteile von Outlook-Suchordnern
06:09 Wie kann ich einen Suchordner anlegen?
07:48 Videoempfehlung: Von der Ordnerstruktur zur Google-Methode
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Ein wirklich sehr gut gemachtes Video mit einer wirklichen Arbeitserleichterung im Buroalltag. Sehr wichtig finde ich die Zuverlässigkeit der Suchmethode! Damit ist man doch viel entspannter!
Ein wirklich toller Tipp, großes DANKESCHÖN 🧐
Super erklärt und einer der besten Softwarehacks den ich seit langem gesehen habe. VIELEN DANK
So genial, vielen, vielen Dank für den Kanal und die Videos. Eure Office-Tips haben mir in den letzten Wochen seit Entdeckung Eures Kanals - trotz vorübergehendem Mehraufwand für Umorganisation - bereits unglaublich viel Zeit und Nerven gespart und mir das Leben erleichtert... ein großes Danke!
Das freut uns sehr. Vielen Dank für das Feedback 😊👍
Absolut hilfreich!!!! Vielen Dank und viele Grüße aus Köln.
Super Tipp! 👍
Wie immer ein super Tipp! Danke euch!
Da nutzt jemand euer Profil für Scam
Sehr hilfreicher Tipp. Werde ich morgen erste Schritte zur Umstellung wagen.
Vielen Dank .👍
Sehr hilfreich - vielen Dank! 😀
Vielen Dank für diesen Tipp, werde ich morgen gleich mal ausprobieren.
Habe auch mittlerweile zu viele Ordner angelegt 🫣🫣🫣
Sehr beeindruckendes Video
Warum von Hand in Ordner verschieben? Dies kann man auch über Regeln gestalten.
Oder übersehe ich etwas?
Ja im Prinzip kann man auch Regeln nutzen 👍
Problem ist nur, dass ich die eingehenden Mails im Posteingang haben möchte bis sie verarbeitet sind. Sonst gibt es die Gefahr Dinge zu übersehen wenn man sich nur an gelesen/ungelesen orientiert.
super, danke für die Tipps
Da geht noch viel mehr Zeit drauf, 5 Sekunden pro Mail ist viel zu wenig um zu entscheiden, was damit passieren soll.
Aber ich nutze suchordner schon seit langem und kann nur zustimmen: das ist wirklich ein super Tipp
Danke für deine Einschätzung 👍👍
Super Sache! Ich hatte das ganze über Regeln gelöst, aber das dauert natürlich ne ganze Weile die einzurichten... wenn es jetzt noch ne Möglichkeit gäbe ohne Zusatzprogramm oder Einstellung ein Kanban Board in Outlook zu kriegen! Dann wär ich nen riiiiesen Schritt weiter. Ich nutze ja Outlook in der Firma und die IT gibt mir da keine extra Sachen frei... das ist da leider immer die Schwierigkeit.
Sehr gute Idee. Ich arbeite schon seit Jahren nur noch mit einem Erledigt-Ordner, in den per Quickstep jede erledigte Email automatisch befördert wird (dabei wird auch automatisch die Kennzeichnung und ggf. ein Fälligkeitsdatum entfernt).
Emails, die Aufgaben beinhalten, die ich nicht sofort erledigen kann bekommen ein Fälligkeitsdatum und verbleiben in der Inbox, bis sie erledigt sind. Suche ich etwas, dann reicht ein Begriff in der Suche und ich bekomme in Sekunden die aktuellsten Emails mit dem Suchbegriff angezeigt. Ordnerablage war vorgestern. :-) Aber den Suchordner finde ich eine sehr gute Idee für ggf. wiederkehrende Suchbegriffe! Danke! 🙂
Hört sich gut an 👍
Auch ein toller Tipp. Wie kann ich dann automatisch die Kennzeichnung und das Fälligkeitsdatum löschen lassen?
@@nklas9576das lässt sich bei den Quicksteps einstellen. Bin gerade unterwegs, daher kann ich das grade nicht detaillierter beschreiben
@@wolfrehm6314 ach danke, das Schlagwort reichte sogar schon, um es auf demselben Kanal zu finden 😎👍
Das funktioniert vielleicht für manche. Nicht aber wenn man mehrere Dutzend oder über hundert Kunden mit jeweils 3-5 ASP zu betreuen hat. Dazu noch sämtliche interne Teams mit wechselnden Kollegen. (Konzern).
Ohne manuelle Ablage findst da gar nix mehr.
Sehe ich genauso.
Es gibt nicht das eine System, das für alle passt. Von würde ich Ihnen voll zustimmen.
Schön wäre, da Outlook Unterhaltungen erkennt, wenn er ein neues Mail automatisch in den Ordner legen könnte wo die restliche Unterhaltung bereits ist...
Danke fur die Denkanstöße, euer Kanal hat mir schon so manche gute Inspiration gegeben seit dem ich eich gefunden hab.
Das freut uns. Danke fürs Feedback 😊👍
Vielen Dank für das Video.
Ich hätte eine Frage - ich sehe keine Suchordner im freigegebenen Postfach. Gibt es, bzw. gibt es die Möglichkeit sie zu erstellen? Ich habe schon gegoogelt, aber bis jetzt keine Antwort/Lösung gefunden.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort!
Ich persönlich fahre mit normalen Outlook-Ordnern und Regeln sehr gut. ABER auch nur deshalb, weil ich als Supporter in einem grossen Unternehmen sehr viel "Müll" bekomme aus Mailverteilern, aus denen ich mich nicht rausnehmen darf. Wer vielfältigere Mails bekommt, für den mögen Suchordner natürlich perfekt sein.
Auch privat bekommt ja immer mehr Mails, auch viele Werbe E-Mails von shops bei denen man mal bestellt hat. Manche sind nützlich mache sind nervig oder wie auch immer. Von daher finde ich diese Outlook-Ordner mit Regeln super, ansonsten sucht man sich irgendwann durch wie in einem Irrgarten.
Danke für das Video.
Ich arbeite mit relativ vielen Quicksteps, wenn ich aus einer bestimmten Abteilung/Personen Mails bekomme, damit diese dann laden und mein Posteingang dann "frei" wird #InboxZero. Bin mir noch nicht so ganz sicher, ob ich für mich durch diese Suchordner einen Vorteil ziehen kann. Aber ich schau’ die kommende Woche einfach mal.
Danke für den Tip mit dem Suchordner. Habe ich gleich umgesetzt 😊leider sehe ich die suchordner nicht auf dem iPhone
Die Suchordner gibts nur in der Desktop Version für Windows.
Super Video.
Ich kannte die Funktion noch gar nicht.
Wenn ich 20000 Emails bekommen würde, würde ich mich halt fragen, wieso bekomme ich so viele.
Hier müsste man deutlich reduzieren. So erspart man sich auch schon Zeit.
Was mich aber an den Suchordnern etwas verwirrt, sind die Kriterien, wie ich sie einsetzen soll.
Das wirklich Hilfreich wäre ein Video für den "Normalo" nach welchen logischen Kriterien Suchordner eingerichtet werden, die passen.
Allgemein versuche ich mein Leben nach der GTD Methode von D.A. zu organisieren. So ist bei mir Onenote, Email eingerichtet. Super zufrieden bin ich nicht. Aber es hat sich als am wenigsten Schlecht herausgestellt.
Vielleicht wäre das mal ein Video wert
Dem Gesagten ist nichts hinzuzufügen. Kann es jedoch sein, das HEUTE diese dargestellten und ähnlichen Vorgehensweisen die KI übernimmt/übernehmen wird? So ähnlich wie wie Einstellungsmöglichkeit in REGELN?
Muss man diese Funktion freischalten? Wenn ich ein Suchwort erstellen will, wird die Eingabe nicht akzeptiert.
Super, herzlichen Dank. Gibt es die Möglichkeit auch Suchordner in weiteren Postfächern anzulegen? Ich habe 3 Postfächer, im "Hauptpostfach" kann ich einen Suchordner anlegen, jedoch in den anderen 2 Postfächern nicht. Gibt es da eine Möglichkeit? Herzlichen Dank und bleiben Sie gesund! Gruß Jörg
Meines Wissens funktionieren Suchordner nur in Konten, die Ihrem Profil hinzugefügt wurden, nicht in freigegebenen Postfächern.
@@buerokaizendigital besten Dank für ihre Schnelle Antwort
Ich habe in Outlook (Office Home and Business 2019) zu Testzwecken einen Ordner erstellt, jetzt kann ich diesen nicht mehr löschen! Können Sie mir helfen? ❓
Kann man bereits vorhandene E-Mailordner mit wenig Aufwand in Suchordner umwandeln?
Wenn ich 2 oder mehrere Wörter in der Suchliste angeben, ist das dann eine „UND“ oder „ODER“ Verknüpfung?
Wenn ich 2 Wörter auf einmal eingebe eine UND Verknüpfung, wenn ich die beiden Wörter separat eingebe eine ODER Verknüpfung. Ist also beides möglich
Leider sind im neuen Outlook die Kriterien beschnitten worden und auch die alten Suchordner werden nicht im neuen angezeigt.
Hallo Team Kaizen,
Ich habe auch ein Frage. Der Hinweis mit den automatisierten Suchordner ist super. Da ich viele Vorgänge gleichzeitig habe, die dann automatisiert sortiert werden. Einzig die Mails, deren Betreff nicht übernommen werden, der Betreff ist mein Suchkriterium, muss ich händisch noch anpassen, aber geht ja auch.
Meine Frage ist nun, sucht die Outlook Funktion nicht im Papierkorb, muss ich also die Mails in ein Archiv (habe ich bisher nicht genutzt) verschieben? Mein Archiv ist eben der Papierkorb, diesen löschen ich niemals komplett, da er bei uns im Unternehmen automatisch archiviert wird. Kann ich das irgendwo einstellen, dass die Suchordner auch auf den Papierkorb zugreifen. Zu der Thematik Suchordner findet man im Netz wirklich wenig.
Vielen Dank, auch für die kleinen Tipps.
Der Papierkorb wird bei mir mit durchsucht. Office 365
Also ich nutze manuell angelegte Ordner, mit dazu passenden erstellten Regeln. Ganz klassisch -da wird dann automatisch in den jeweiligen Ordner einsortiert (nach Empfänger/Betreff/...usw). Was würde mir denn ein Suchordner zusätzlich bringen? (ok, außer der Tatsache, dass auch gesendete mails darin miteinbezogen werden). Danke!
Danke für deinen Workflow. Das hört sich gut an. Ein Detail, das Suchordner im Vergleich zu deiner Lösung zusätzlich können: Eine Mail kann in mehreren Ordnern angezeigt werden, wenn sie die Kriterien für verschiedenen Ordner erfüllt.
Mit den Suchordnern kann man schon sinnvolle Sachen machen. Das ganze hier vorgestellte harmonisiert natürlich nur, wenn man die Mails grundsätzlich ins Archiv verschiebt. Das geht übrigens super mit der Backspace-Taste. 😉
Danke für den Tipp 👍
Super Tipp, Danke! Zum manuellen verschieben verwende ich oft QuickSteps (im START-Bereich). Ich schiebe alle gelesenen Mails in einen Eimer (z.,B. 2022 IN), der quickStep markiert sie als gelesen und kategorisiert sie. Aber diese Suchordner muss ich mir ansehen...
Eine zusätzliche Möglichkeit wäre das automatisierte verschieben von Mails in Ordner mit Hilfe der "Regeln". Vorallem für Anwender ohne Exchangeanbindung bringt das Vorteile im Falle eines defekten Outlookprofils oder sonstiger Systemänderung bei der nur die Postfach-Datendatei übernommen werden kann. Die Mails sind dann in echten Ordnern unterteilt geordnet und Suchordner können eher als Themen übergreifende Ergänzung gesehen werden
Hallo Marcel, gibt es die Funktion auch bei Outllook in der Browserversion? Ich nutze nur die Onlineversion und sehe die Suchordner leider nicht.
In der Browserversion gibt es leider noch keine Suchordner. Die sind nur in der Outlook Desktop Version für Windows verfügbar.
@@buerokaizendigital Schade - ist in dem neuen Update etwas geplant? Hast Du nähere Infos, ob da mal kommen wird?
Ich würde gern die Desktopversion nutzen, aber hat einen Bug, die wir auch nach Neuinstallation nicht herausbekommen...
Top Video, wie immer!
Ein Tipp wie der benutzerdefinierte Suchordner funktioniert wäre hilfreich. Das ist nicht so einfach wie bei Excel bedingte Formatierung. Also wenn ich mehr als ein Kriterium angeben möchte. Was ist, wenn Kollegen nicht konsequent die Projektnummer im Betreff angeben, solche Nachrichten gehen dann verloren, gibt es hier einen hilfreichen Tipp? Aktuell bearbeite ich die Nachricht und ändere den Betreff und schreibe die Projektnummer dazu. Das ist aufwendig und Nachrichten ändern geht nur auf der Desktop App und nicht online in web version. 👀😄
Hallo Marcel,
super Hinweis - vielen Dank! Aber ich befürchte das geht nur mit Suchordnern, die nach "Namen" angelegt worden sind. Wenn ich Schlüsselwörter eingebe, werden mir auch Emails angezeigt, die das Wort beinhalten, aber gar nichts mit dem Thema zu tun haben. Beispiel: Ordner soll alle Mails mit den Firmenwagen beinhalten, wie z.B. "Audi". Jetzt werden mir aber auch Emails aus ganz anderen Bereichen angezeigt, die z.B. den Namen "Claudia". Oder habe ich da was falsch gemacht? VG
Da kommt auch Outlook an seine Grenzen. Am Anfang hab ich auch gedacht, dass das System mit Suchordnern klasse ist. Jedoch läuft es komplett konträr zu unserer Ablage und verkompliziert durch den Mix der Themenfremden Mails die ganze Sache. Schade, weil ich immer wieder nach effizienteren Wegen Ausschau halte.
@@Spreegesocks030 Ja, ich nutze die Suchordner fast ausschließlich für Personen mit Email Adresse, da ich so Ein- und Ausgang zusammen habe. Das ist schon super! Die Lösung für bestimmte Begriffe wäre den Begriff in "" zu setzen (wie bei Google). Vielleicht kommt das ja noch!
Aktuell arbeite ich mit sehr vielen Unterordner und bin auf der Suche nach einem Automatismus um meine 60Emails/Tag verarbeiten und sortieren zu können. Leider kann mir nicht vorstellen, dass Suchordner wirklich 100% zufriedenstellend den Job übernehmen können. Suchkriterium und Ergebnis muss das gleiche „leisten“, wie das manuelle verschieben per Hand. Folgende Fälle betrachte ich als kritisch: 1. Email beinhaltet das Suchkriterium nicht und wird somit nicht im Suchordner angezeigt. 2. Fall Emails mit erfülltem Suchkriterium werden fälschlicherweise auch in einem Suchordner ohne Relevanz angezeigt.
Meine Überlegung jetzt, eingehende Email entsprechend zu überarbeiten (zB Betreff) damit der Suchordner auch immer das korrekte Ergebnis anzeigt.
Ich suche seit längerem eine effiziente Methode, um Emails besser und schneller bearbeiten und sortieren zu können.
Vielleicht habt ihr noch ein paar hilfreiche Tipps. VG
@@raphaelorlik9557 Ich nutze ebenfalls sehr viele Unterordner und werde es nach diesem Video weiterhin beibehalten, da diese Suchordner nicht zu meiner Arbeitsweise passen.
Die Fälle mit falschen Projektbezeichnungen (Zahlendreher, ...) des Absenders habe ich regelmäßig.
Meine Lösung ist eher eine optimierte manuelle Version:
- Nicht alle Unterordner sind gleich wichtig. Zieh dir die wichtigsten 5-10 Ordner in die Favoriten. Somit hast du hier einen schnellen Zugriff und kannst ohne zu scrollen direkt in den Ordner wechseln und die Suchfunktion nutzen. Mit der Einstellung "Aktueller Ordner" sucht Outlook auch nur in den von dir manuell vorsortierten E-Mails. Falls du etwas nicht findest, kannst du immer noch im gesamten Postfach suchen lassen.
- "Gesendete E-Mails" gehört ebenfalls in die Favoriten, falls du diese E-Mails ebenfalls in die Unterordner schieben musst. Somit bleibt der Ordner immer im Blick und wird nicht vergessen.
- Arbeite ein Thema nach dem anderen ab. Damit kannst du im Posteingang über die Suche vorsortieren, das Thema bearbeiten und die E-Mails dann kurz in die Favoriten schubsen.
- Wenn die Favoriten zu voll werden, kannst du dir über QuickSteps noch weitere "Verschiebe in Ordner ..."-Aktionen anlegen. Achte hier aber darauf, dass sich Favoriten und QuickSteps thematisch trennen, sonst suchst du am Ende den Zielordner.
Interessant! Aber was ist der Unterschied zu einer Regel, welche die entsprechenden Mails in einen vorher angelegten Unterordner im Postfach verschiebt?
Das würde mich auch interessieren. Ich mache auch alles mit Unterordner und Regeln.
Unterordner mit Regeln funktioniert natürlich auch. Allerdings werden die Mails da wirklich in diesen Ordner verschoben. Suchordner fassen automatisch alle E-Mails aus allen Ordnern zusammen, auf die die festgelegte Bedingung zutrifft - unabhängig davon, in welchem Ordner die E-Mail eigentlich liegt. Es ist also mehr wie eine Verknüpfung oder gespeicherte Suchanfrage. Dadurch habe ich bspw. auch gesendete E-Mails abgedeckt und wenn ich den Ordner lösche, bleiben die E-Mails trotzdem noch vorhanden.
Hallo. Danke für dieses super Video. Ich nutze nun Suchordner eine Weile, es stellt sich mir aber folgende Frage: kann man die Suchordner irgendwie archivieren oder "einklappen/ausblenden"? Ich habe Suchordner für unterschiedliche Projekte angelegt, aber nun habe ich einen Baum von 20 Suchordnern. Die erledigten Projekte würde ich gern ausblenden/archivieren (die Suchordner aber bestehen lassen).
Danke für eine Info dazu.
Schade dass es hier keine Antwort gibt...
Sind Suchordner in Outlook Web möglich?
Nein, bisher leider nicht
Suchordner ist halt ne Abfrage auf das keyword. Der Nachteil ist in vielen Fällen halt dass ich damit oft zu viele suchergebnisse finde und dann mehr Zeit brauche um das richtige zu finden.
Bleiben die Suchordner und das Archiv erhalten, wenn man entweder das Outlook Profil auf dem Client neu anlegt oder von Exchange-on-Premise nach Exchange Online migriert?
Der Archiv Ordner bleibt erhalten weil es ein normaler Ordner ist. Die Suchordner kann ich nicht sagen. Müsste man testen.
@@buerokaizendigital Vielen Dank für die Antwort.
Besteht die Möglichkeit, dass es noch ein Video zum Thema "Was man bei der Migration von Exchange on Prem auf Exchange Online beachten muss" gibt oder liegt das außerhalb eures Tätigkeitsbereichs?
@@Jo-go3px Das ist eher ein Thema für ein IT Systemhaus. Die Technik-Themen decken wir nicht ab.
Werden die Suchordner geräteübergreifend synchron erstellt/ geändert/ gelöscht (Office 365)?
Ja, das funktioniert 👍
@@buerokaizendigital Top 👍 Danke
Hallo Marcel
Ich erlaube mir, dich einfach direkt beim Namen zu nennen 🙂
Erst einmal danke für das Video! Ich finde immer wieder gute Denkanstösse und habe schon einiges 1:1 umgesetzt - mit positivem Ergebnis.
Vor wenigen Tagen habe ich mich, nach etwas Überwindung, von den Projektordnern in Outlook vollständig getrennt und sämtliche E-Mails archiviert.
Ich lass mich jetzt Überaschen, wie die nächsten Tage bzw. Wochen mit der neuen Vorgehensweise sind 😅 der Tipp mit dem Suchordner ist daher gern gesehen.
Eine Frage: Vielleicht hast du eine Empfehlung.
Kannst du ein Gerät empfehlen, dass für den mobilen Einsatz geeignet ist und mit Office (z. B. OneNote) ideal harmoniert und auch ein AutoCAD stemmen kann?
Ich liebäugle mit einem Surface. Es ist leicht im Gewicht und kann auch als Tablet dienen. Gerne möchte ich bei der Arbeit den Wunsch vorbringen. Mein Chef ist aber leider etwas von Apple vereinnahmt.
Danke und Gruss
aus der Schweiz
Die Apple-Geräte sind extrem leistungsfähig - keine Frage. Allerdings sind noch nicht alle Microsoft-Apps auf MacOS identisch zu den Windows-Versionen und haben noch viel Nachholbedarf. Sollte es ein Mac werden, kann man in Erwägung ziehen, zusätzlich Windows darauf zu installieren - das geht auch. Bei AutoCAD würde ich mich erkundigen welche technischen Spezifikationen es zu beachten gibt, dass es sauber läuft. Mit dieser Info kannst Du dann die Surface-Geräte vergleichen. Grundsätzlich sind die aber auch sehr leistungsfähig mittlerweile.
@@buerokaizendigital Super. Danke für die Rückmeldung!
Ja die M365 Apps sind nicht 1:1 mit ihren Windows Versionen vergleichbar, was den Funktionsumfang betrifft. Wird auch nie 100% so sein, da Windows und MacOS komplett andere Plattformen (Architekturen) sind. Die Apps werden aber sehr schnell weiterentwickelt, wenn ich mir z.B. die Entwicklung von Teams auf Mac ansehe, wie schnell die Features einbauen, klasse! Ich bin vor gut 10 Jahren widerwillig von Win auf Apple umgestiegen. Mittlerweile weiß ich das Zusammenspiel aller Apple Devices sehr zu schätzen, das funktioniert einfach problemlos über alle Geräte. Z.B. nach dem Außentermin, das ipad auf den Schreibtisch gelegt, ein Dokument einfach auf den mac ziehen und bearbeiten, wenn man kein iCloud nutzen möchte, da geht das automatisch, den Monitor des macs als zweiten Monitor für das iPad benutzen & umgekehrt (ohne was einzurichten, ohne Kabel ), die Spotlight suche die alles findet…uvm….herrlich. Einzig mein Workflow innerhalb der Apps ist optimierungsbedürftig, daher bin ich hier :-) zurück zum Thema, man muss halt schauen ob man Funktionen in den Apple Versionen vermisst, bei mir wüsste ich nicht was meine Windows Kollegen können, was ich nicht kann. Daher wäre die beste Lösung mal beide Plattformen einige Zeit testweise im Alltag nebeneinander zu nutzen. Ob das über Virtualisierung gelöst wird oder anders, hängt ja von den Möglichkeiten ab. Auch die immense Rechenpower aller Geräte, inkl der langen Batterielaufzeiten, mein MacBook hält locker 16std (!) bei konzentrierter Büroarbeit ohne spiele etc. durch, ist ein Feture. das Ganze auch noch ohne Lüfter und lauwarmen Gehäuse (beim MacBook). Da kann man auch ggfs. bei mehrtägigen Reisen mal das Netzteil vergessen ;-) also worauf ich hinaus will, das Gesamtpaket muss jeder selbst für seine Einsatzgebiete bewerten. Pauschale Aussagen sind daher schwierig. Achja, Virtualisierung auf den Silicon Macs (mit Apple CPU) funktioniert architekturbedingt nur eingeschränkt. Man kann da (noch?) nur Windows in der ARM Version😊 laufen lassen. Details bitte googeln ;-)
Das war auch mein Gedanke: Endlich keine Projektordner mehr! Danke & LG👍
Hallo Kaizen,
man kann das auch mit Regel machen. Alle Eingänge Ausgänge werden dann automatisch in einem Ordner verschoben.
Ja stimmt 👍
Aber in der Regel möchte ich die eingehenden Mails im Posteingang haben bis sie verarbeitet sind. Sonst gibt es die Gefahr Dinge zu übersehen wenn man sich nur an gelesen/ungelesen orientiert.
Mails per Regel in Ordner zu verschieben geht zwar problemlos, ist aber eben nicht dasselbe. Der Suchordner ist eben nur ein virtueller Ordner, und genau das ist das Charmante. Wenn ich z. B. alle Mails meines Chefs in einem Ordner haben möchte, ist der Suchordner viel besser: mein Posteingangsordner bleibt physisch unangetastet, und wenn mal mein Chef wechselt, muss ich nur den Suchordner löschen und einen neuen definieren; aber keine Mails physisch umziehen. Wenn ich bei meinen Kollegen 20 oder mehr Outlook-Posteingangsordner sehe, bekomme ich Schnappatmung. 100 % Zustimmung zu Marcels Empfehlung 👍🏻
Warum so kompliziert. Es gibt doch die erweiterte Suchfunktion in Outlook, da braucht man keine Suchordner mehr (hattet ihr selber vorgestellt und empfohlen). Weniger Ordner = wesentlich effektiver.
@@buerokaizendigital wenn ich Sie richtig verstehe, dann lesen Sie die Mail im Posteingang und verschieben diese nach Sichtung / Bearbeitung ins Archiv. Ihre Methode dauert bei 20k Mails also 5 Tage. Wenn ich nun einige wenige Ordner habe dauert es vielleicht 7-8 Tage. Nun Arbeit macht Arbeit, deshalb heißt sie ja so ;)
Wenn man mit der Regel Benachrichtigung aktiviert, bekommt man sogar für jede eingehende Mails eine Benachrichtigungsfesneter und die Ordner haben auch ein rechts zahlen wie viele Mails man bekommen hat.
Wo genau liegt der Unterschied zwischen einem Suchordner und einem normalen Ordner, der eine Filterregel bekommt. Hier werden ja ebenfalls alle gewünschten Emails automatisch verschoben.
Dass bei einem Suchordner die Mails nicht in diesen Ordner "verschoben" werden. Der Suchordner filtert automatisch alle Mails raus, auf die die festgelegte Bedingung zutrifft, unabhängig davon in welchem Ordner sie liegen.
Die angenommenen 20.000 E-Mails muss man allerdings auch etwas realistisch betrachten. Über welchen Zeitraum sprechen wir? Wenn es so viele Mails zu einem Thema sind, lassen sie sich vermutlich auch recht einfach per Regel verschieben.
Trotzdem sind Suchordner eine praktische Ergänzung, insbesondere, wenn man vermeiden möchte, bestimmte E-Mails in verschiedene Ordner zu duplizieren. Allerdings scheinen die Möglichkeiten beim Setzen der Filterregeln stark eingeschränkt zu sein beispielsweise im Vergleich zur allgemeinen Outlook Suche, womit man sehr einfach auch verschachtelte Kriterien eingeben kann.
Ich bekomme ca. 35.000 Mails pro Jahr (ca. 100 Stück pro Tag). Wenn ich mir die Arbeit machen würde die von Hand zu sortieren, wäre das schon ein ziemlicher Aufwand.
Der Vorteil bei Suchordnern ist aus meiner Sicht, dass man die Mails nicht 1:1 einem Ordner zuweisen muss sondern dass die Mail auch in mehreren Suchordner angezeigt werden kann. Aber ich gebe Ihnen voll recht: Dir Suchfunktion ist noch flexibler uns besser. Suchordner können für Leute, die noch viel mit Ordnern arbeiten, aber eine Ergänzung sein und Zeit sparen.
Ernst gemeinte Frage:
Wo ist hier der Unterschied zu einem Ordner im Posteingang, in dem ich vom System alles automatisch sortieren lasse?
Die Optionen habe ich einmal erstellt, nun werden die Mails meines Teams in einem Ordner angezeigt, die Mails der IT in einem anderen, die Mails von HR wieder in einem anderen usw.
Wird automatisch angewandt und wenn ich nun sehe, dass ich eine neue Mail habe, dass sehe ich sogar direkt, in welchem Ordner sie ist.
Ist doch letzten Endes dasselbe, oder?
Beim automatischen Sortieren über Regeln kann eine E-Mail in genau einem Ordner liegen. Bei Suchordnern kann eine E-Mail auch in mehreren Ordnern angezeigt werden, wenn die Kriterien mehrer Ordner auf die Mail zutreffen. Zum Beispiel weil es in der Mail um mehrere Projekttehmen geht. Dann wird sie in jedem passenden Projektordner angezeigt.
@@buerokaizendigital danke für die Erklärung, ich schau mir das dann mal an 😁
Aber gehen dort evtl. keine wichtigen Mails verloren.Wenn diese gleich abgelegt werden.
Die Mails werden nicht wirklich in diesen Ordner verschoben. Wenn bspw. eine neue Mail reinkommt, bleibt sie im Posteingang. Unabhängig ob die Mail dann im Posteingang bleibt oder von Ihnen verschoben wird, wird sie vom Suchordner trotzdem gefunden. In den Suchordnern gibt es nur eine "Verknüpfung" zu den Mails, indem alle Ordner durchsucht werden.
🎯 Key Takeaways for quick navigation:
00:00 Vorstellung einer Möglichkeit zur extremen Zeitersparnis beim Nutzen von Outlook. Arbeiten, die normalerweise eine Woche dauern, können in weniger als einer Minute erledigt werden.
00:24 Einführung in Suchordner als Alternative zu klassischen Outlook-Ordnern für E-Mails. Suchordner sind virtuelle Ordner, die E-Mails basierend auf Suchkriterien automatisch organisieren.
01:07 Beispiele für Suchordner: "Auto" für E-Mails mit dem Wort "Outlook" und "Timo Kienslmaier" für E-Mails von oder an Timo. Automatische Ablage von E-Mails ohne manuelle Zuordnung.
02:15 Berechnung der Zeitersparnis: Vergleich zwischen manuellem Ablegen von E-Mails in Unterordnern und automatischer Ablage mittels Suchordnern.
04:49 Vorteile von Suchordnern: Extrem hohe Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Ordnen. Suchordner berücksichtigen empfangene und gesendete Mails. Flexibles Ordnen von Mails in mehreren Ordnern möglich. 100%ige Zuverlässigkeit der Suche.
06:13 Anleitung zur Erstellung von Suchordnern: Rechtsklick auf "Suchordner", "Neuer Suchordner". Assistent ermöglicht die Definition von Suchkriterien wie Absender, Empfänger oder bestimmten Wörtern.
07:19 Erklärung zur Benennung und Löschung von Suchordnern ohne Auswirkungen auf E-Mail-Inhalte. Empfehlung, Suchordner zur effizienten E-Mail-Organisation zu nutzen.
08:01 Abschluss und Verweis auf ein weiteres Video zur Nutzung eines chaotischen E-Mail-Archivs. Anregung zur Integration von Suchordnern für bessere E-Mail-Organisation.
Made with HARPA AI
Wenn mein Arbeitgeber doch nur die aktuelle Software nutzen würde. Wir hängen noch bei Outlook 2016 :(
Ein Nachteil an Suchordnern ist, dass sie nur eine flache Hierarchie bilden. Ich kann keinen Suchordner "Mails aus 2022" und darin einen Ordner "Mails aus 2022-04" haben wie bei "richtigen" Ordnern.
als Google Mail Nutzer kann man sich da nur amüsieren
seit jeher, wenige Labels statt viele Ordner und eine starke Suchfunktion
Man kann doch Regeln erstellen, durch die Mails automatisch im richtigen Ordner landen.
In diesem Fall muss aber Outlook 24/7 geöffnet sein… hmmm
28/6 ist nicht 5
28/6 =4.66... = 5 (aufgerundet auf ganze Zahlen)