📂 Outlook: Von der Ordnerstruktur zur Google-Methode
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- Опубликовано: 4 авг 2024
- Wer viele E-Mails erhält, muss sich zwangsläufig auch Gedanken machen, wie er sie optimal ablegt. Sonst verbringt man schnell mehr Zeit mit dem Suchen als mit produktiver Arbeit. In diesem Video gebe ich Dir meine besten Tipps zur Ablage in Outlook.
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00:00 Einleitung
00:24 Zwei Möglichkeiten für E-Mail-Ablage in Outlook
01:18 Möglichkeit 1: Ordnerstruktur
02:57 Möglichkeit 2: „Chaotische“ Ablage mit einem Archiv-Ordner
05:37 Wie arbeitet Marcel Miller?
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Geschäftsführer, Ehemann, Vater, Senior-Consultant, MBA
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Ein echter Augenöffner, danke.
Besten Dank für die vielen Tipps hier auf dem Kanal! Ich spare mir immer mehr Zeit bei meiner Arbeit. Perfekt!
Vielen Dank für das Feedback. Das freut uns sehr.
Danke, Marcel, für diese sehr nützlichen Ratschläge und die praktische Anleitung. Ja, ich habe auch festgestellt, dass die Ordnerstrukturen - besonders mit Unterordnern - zu viel Zeit beanspruchen, und ein Fass ohne Boden sind. Am Ende finde ich dann die Mails doch immer viel schneller mit der Suchfunktion. Dann kann man sich die Ordner auch gleich sparen!
Vor ein paar Tagen habe ich Ihre Videos entdeckt und finde sie richtig gut. Vielen Dank.
Ich muss mich und noch andere Dinge neu organisieren und da zählt auch mein Büro dazu
Weihnachten vor ca. 2 oder 3 Jahren habe über 600 Mails sortieren müssen, da ich sie auf mehreren Firmenkonten mehrfach erhalten habe. Alles auch hauptsächlich Spam-Mails. 🙄😄
Ich bin dabei,mein persönliches System zu finden und da finde ich diese Tipps total klasse.
Inzwischen läuft es besser und die Tipps werde ich ausprobieren.
Frohe, gesegnete Weihnachten 🎄😊
S. Lange
Ich arbeite mit einem persönlichem Ordnersystem und Regeln die dann die E mails in den Ordner verschieben. Habe 5 verschiedene E Mailkonten zu warten. Ihre Ideen sind immer hilfreich und eröffnen neue Möglichkeiten.
Also ich habe das nach diesem Video ausprobiert und nach ca. 3 Wochen muss ich wirklich feststellen, daß diese Methode für mich tatsächlich besser ist als die unzählige Ordner vorher. Vielen Dank für die Tips. Ich habe auch gelernt mit der Suchfunktion besser zu arbeiten und finde dadurch meine Mails schneller als vorher...Das ist für mich auch der Beweis, dass unzählige Ordner am Ende die Suche auch nicht unbedingt beschleunigen.
Das freut uns. Danke für das Feedback 😊
Danke für das tolle Video. Ich war bisher Verfechter einer "sauberen" Ordnerstruktur, die sich im wesentlichen an der Aufbauorganisation des Unternehmens orientiert hat und dann Unterordner für Projekte, Damit bin ich recht gut gefahren, muss jedoch zugegeben, dass ab einem gewissen Punkt Schluss mit Übersichtlichkeit und der effizienten Suche nach Informationen ist. Ich fange zum 01.01. eine neue Herausforderung an und dann werde ich beim neuen AG definitiv das hier vorgestellte Archiv/Such-System verwenden. Nach dem Video ist meine Entscheidung klar. Danke dafür!
Ich mache mir immer Jahresarchive.
Danke für deine Videos. Die sind alle immer sehr hilfreich. Mach weiter so 👍🏻!
Freut uns. Danke für dein Feedback 😀
Frau Faber, ich hoffe Sie erstellen keine PST Dateien als Jahresarchive. Diese liegen auf Ihrer Festplatte. Ist diese mal kaputt, alle Daten weg. Sollten Sie sich PSTs erstellen, dann sprechen Sie bitte ihr IT mal drauf an. Sollten die sagen, das ist richtig so, braucht Ihre IT mehr Budget oder eine dicke Schulung.... Auch archivierte Mail sollten immer auf dem Server verbleiben. So werden sie vom Backup gesichert...
Ich bin inzwischen auch bei Google. Wichtig für mich ist, die richtige Betreffzeile. Ich erlaub mir in dieser ala Hashtags, zwei / drei wichtige und eindeutige Stichwörter zusetzen (z.B. Auftragsnummer/Projekt-Nr.)
Vielen Dank, das war wieder sehr hilfreich, auch, weil z.T eine Bestätigung. Ich habe für jedes Jahr ein Archiv (als pst-Datei), wobei das aktuell letzte (2021) immer geöffnet ist und dazu für alles, was aktuell noch erledigt, beantwortet werden muss, ein „Archiv temp“ mit einigen Ordnern und Unterordnern. Allerdings nutze ich Outlook nur als Privatmensch. Uwe
Vielen Dank für die Beschreibung deines Workflows 👍
Nachdem ich die Winterakademie 22 mir gegönnt habe, merke ich, wie Stich für mich endlich nach 40 Jahren Beruf so einiges verbessert.
Vielen Dank für die Videos, mit diesem Input spare ich richtig Zeit.😀
Das freut uns sehr. Danke für das Feedback 😊👍
Hallo, dein Kanal ist super hilfreich für meine tägliche Arbeit, und ich habe hier auch einige erfolgreiche Änderungen vorgenommen. Auch ich verwende chaotische Ordener (allerdings nicht einen, sondern einen pro Monat, kommt aus früheren Zeiten, als es eine Höchstgröße für Outlook-Dateien gab - aber auch jetzt möchte ich die Ordnergröße einigermaßen im Rahmen halten). Was mich abgehängt hat, ist die Outlook-Suche - da gab es in den letzten Jahren gefühlt eine Zillion Änderungen. Kannst du mal ein Video machen, in der dazu die aktuellen Suchmöglichkeiten darstellst, und Empfehlungen dazu? Das fände ich super.
Danke fürs Feedback. Das Thema Outlook-Suchfunktion haben wir auf der Liste. Da gibt es sicher mal ein Updatevideo 👍
Wie immer tolles und sehr gut aufbereitetes Video. Das ich aktuell eine strukturierte Ablage nutze, stellt sich für mich die Frage, ob ich die gesamte Ablage einfach so in den Archivordner verschieben kann oder ob ich dabei etwas beachten sollte?
Danke für das Video, schade, dass Microsoft nicht mit Label, wie Google, arbeitet, so hat man das Archiv und kann Label (mit Tastaturbefehlen). Das hat mir auf der Arbeit (wir arbeiten mit Google Workspace) schon oft geholfen.
Sehr interessanter Kanal, ich habe mich heute schon über verschiedene Outlook und Teams Videos zu diesem vorgearbeitet.
Ich arbeite aktuell noch mit Ordnern, war aber bei der Aussage „über 3 Seiten zum richtigen Ordner scrollen“ voll dabei. Kenne ich!
Ich arbeite im Einkauf und habe bisher die Mails den verschiedenen Projekten zugeordnet und dann noch jeweils Unterordner für die betreffende Baugruppe oder das entsprechende Teil.
Haben Sie einen Vorschlag wie man das mit den Suchordnern machen kann? Muss ich den Betreff dann bei allen Mails entsprechend anpassen? Also z. B. Projektnummer und Baugruppe oder Lieferant? Oder was wäre ihr Vorschlag?
Dann würde mich doch die Ablage nach Projekten über Note interessieren. Gibt es dazu auch schon ein Video.
Cooles Video ;)
Kannst du mal bitte ein Video zu Outlook WebApp machen wäre echt super
Danke :) Wir nehmen das Thema auf die Liste 👍 Vor einiger Zeit haben wir schonmal was dazu gemacht, ist aber wie gesagt schon älter: ruclips.net/video/3oHmA5GWD4k/видео.html
Vielen Dank für die tollen Videos.... schaue ich mir immer wieder gerne an und stelle meine Arbeit am PC entsprechend um.
Gibt es den ein Video für den Ordner "erneut erinnern"?
Würde mich interessieren, wie das funktioniert.
Nein, dazu haben wir bisher noch kein Video. Aber die Funktion ist einfach. Wenn ich erneut erinnern aktiviere, wird die Mail vom Posteingang in diesen Ordner verschoben. Am Tag der Erinnerung wird die Mail dann wieder zurück in den Posteingang verschoben.
Oh meine Güte, ich habe mittlerweile solche Probleme meine Emails zu x Themen zu ordnen, dass ich Tagen lang sortieren und suchen muss. Wie gerne würde ich dieses Chaos mal bewältigen 😍
Ja, unsere Arbeit ist eigentlich zu komplex als dass man sie einfach in E-Mail-Ordner sortieren kann.
Hallo,
der Archiv Ordner ist das ein ganz normaler Ordner oder ist dies ein .pst Datei. Wie richtet man dies ein, dass die email dort lander, wenn man auf "Archivieren" klickt.
Vielen Dank für das Video.
Vielen Dank für deine sehr hilfreichen Videos, Marcel! Das Prinzip Kaizen wird damit in jeder Weise gelebt.
Eine kurze Frage: Archivierst du gesendete E-Mails im selben Ordner wie E-Mails aus dem Posteingang? Oder nutzt du ein separates Gesendet-Archiv?
Die gesendeten Mails bleiben im Ordner "Gesendete Elemente"
@@buerokaizendigital Besten Dank für die schnelle Rückmeldung.
Seit dem ich in der Google Variante arbeite ist wie angesprochen der Aufwand Ablage/Suche deutlich geringer.
Zudem merke ich bei uns in der Firma, wenn Kollegen mit “Monster” Orderstruktur Arbeiten das Outlook sehr behäbig wird. Von dem her Schlank und Rank verbessert die Performance am Rechner.
Hallo,
wie gehe ich vor, wenn ich von einer vorherigen Ordnerstruktur zu eine Archivordner mit Google-Methode wechseln will. Gibt es hierzu eine Video?
Muss ich alle Mail in den einzelnen Ordner in den Archivordner verschieben? Gibt es dafür Regeln die ich erstellen kann oder kann man Ordner auflösen und die darin enthaltenen Mails automatisch in den Archivordner verschieben?
Vielen Dank für das hilfreiche Video zu einem Thema, das mich schon lange beschäftigt und wo ich immer noch auf der Suche nach der für mich optimalen Lösung bin. Bei dem Begriff "Google-Methode" im Titel hatte ich gehofft, dass damit die Verschlagwortung von E-Mails mit Hilfe von Tags gemeint ist. Leider war dem nicht so. Ist eine (kleingliedrige) Verschlagwortung von E-Mails in Outlook überhaupt möglich? Ich meine damit nicht die relativ grobe Zuweisung von Kategorien.
Hallo, du könntest bei geöffneter Email den Betreff bearbeiten und dort deine Schlagwörter einfügen. Nach diesen kannst du dann suchen. Ich z.B. füge meine Schlagwörter immer vor dem eigentlichen Betreff ein, abgegrenzt von 2 Doppelpunkten. Beispiel
:: Kundennummer ; Projektname ::
Wie in einem anderen Kommentar schon erwähnt kann man Schlagwörter im Betreff der E-Mail ergänzen. Persönlich wäre mir das zuviel Aufwand. Ich habe eigentlich nie Probleme eine E-Mail über die Suchfunktion zu finden mit den Werkzeugen und Filtern die Outlook an Bord hat.
Wieder ein super Video von dir. Ich habe auch irgendwann inspiriert durch ein anderes Video von dir genau auf dieses System umgestellt und es funktioniert. Wie legst du denn Mails in Outlook ab. Ich mache das umständlich über die Druck Funktion. Also quasi gleich als wenn ich auf Papier drucken würde •
Zieh das mail mit der Maus in den Win-Ordner deiner Wahl (einzelne Mails) . Oder filtere es in einen Ordner in Outlook und exportiere ihn in eine .pst Datei (Projekte Archivieren nach abschluss). Wenn es noch andere Metoden gibt, bin ich da auch intressiert 😁
@@Alex008691 :Danke für die Antwort.Ich meinte aber nicht Outlook sondern ONE Note.Habe mich verschrieben.
Ich nutze den normale Button "An OneNote senden" im Menü
Gibt es eine Möglichkeit einem Kunden den Outlook-Kalender mit freien Beratungsterminen zu vereinbaren? Man gibt also Termine vor und der Kunde kann selber wählen. So spart man sich unzählige Hin-und-her-emails oder Telefonate. Das wäre cool. Danke vorab.
Am einfachsten kann man das über Microsoft Bookings automatisieren: ruclips.net/video/_cLUD17_a5Y/видео.html
Mich würden in dem Video eure Gedanken zum Einsatz eines DMS interessieren. Dabei werden die Mails aus Outlook exportiert und dann in einer externen Software mit dem Kunden verknüpft
Wenn Kosten/Aufwand/Nutzen stimmt und der Datenschutz berücksichtigt wird, kann das eine gute Sache sein. In der Regel wird es nicht so einfach automatisierbar sein und damit ein hoher Aufwand.
Ich hab Anwendungsszenarien erlebt, wo eine Mailablage (egal ob Outlook oder Notes oder...) in einem DMS-System erfolgt sind. Wenn es geschäftsrelevante eMails waren (wie Angebote oder die schriftl. Verhandlung im Vorfeld) wurde diese dort abgelegt.
Hintergrund: eMails sind lt. dem betriebl. Datenschutzbeauftragen persönl. Daten. In Abwesenheit / Ausscheiden darf die IT nicht darauf zugreifen. Andere eMails wie das Anfordern einer Auftragsbestätigung und Lieferterminanfragen wurden nicht im DMS abgelegt. Ein weiterer Aspekt damals - in den Zeiten als die pst-Dateien noch limitiert waren, war sicherlich das Handling. Das DMS konnte damals Volltextsuche und war nicht in der Dateigröße beschränke - zumindest gegenüber den USern.
Bei uns in der Firma bearbeiten wir zu zweit immer die Projekte, beide Personen gleichzeitig.
Wie könnte man denn so etwas sauber lösen?
So wie es jetzt ist, ist es schlimm... Der eine kümmert sich nicht um den Posteingang und hat alles dort drin, der andere will zur besseren Übersichtlichkeit die Ordnerstruktur.
Man muss aber auch sagen, wir bearbeiten Projekte über mehrere Wochen. Viele Informationen werden ausgetauscht, Baupläne, Bauabsprachen, Montagetermine etc.
Gibt es so etwas wie euch, aber fürs Handwerk?
Verstehe. Ich nehme das mal auf unsere Themenliste wie man die Zusammenarbeit in einem Postfach verbessern kann. Die Frage kam schon öfters. Gibt mehrere technische Möglichkeiten (Ordner, Aufgaben, Kategorien). Am wichtigsten ist aber sich gut abzusprechen auf gemeinsame Spielregeln und diese dann auch einzuhalten 😉
Nebenfrage: Wie bekomme ich den Navigationsbereich, wie im Video zusehen, auf die linke Seite?
Bei mir ist in Outlook rechts oben ein Schieberegler "In Kürze verfügbar". Wenn ich den Schieberegler aktiviere, wird das Menü wie im Video zu sehen dargestellt.
Und dann noch eine Frage: soll das Archiv ab und zu mal aufgeräumt werden?
Hi, super Video. Frage: warum die Mails überhaupt Archivieren? Ich lasse alles im Posteingang und einmal im Jahr werden diese Gesichert. Google verwendet genau dieses Prinzip.
Ja kann man auch machen. Was ich an einem Archivordner gut finde ist die Unterscheidung verarbeitet und unverarbeitet. Alles im Posteingang muss ich noch verarbeiten. Alles im Archiv-Ordner ist verarbeitet. Dann muss ich mich nicht auf gelesen/ungelesen verlassen. Und mir gefällt das gute Gefühl, wenn der Posteingang komplett leer ist.
Vielen Dank für die Hilfe. Bei meiner suche kommen nur noch Emails bis zum 29.01.22 obwohl ich gestern zu diesem Thema eine Email erhalten haben. Haben Sie mir einen Tipp, was hier schief läuft? Herzlichen Dank im Voraus und weiter so ich freue mich auf jedes Video von Büro-Kaizen :)
Es gab vor ein paar Wochen ein Problem, welches durch ein Update verursacht wurde. Das könnte der Grund sein: www.pcwelt.de/news/Windows-Update-setzt-Outlook-Suche-ausser-Gefecht-die-Loesung-11163339.html
Wenn Sie alle aktuellen Updates installieren, sollte das Problem verschwinden: www.heise.de/news/Microsoft-E-Mail-Suche-in-Outlook-unter-Windows-10-funktioniert-wieder-6333707.html
@@buerokaizendigital es scheint tatsächlich funktioniert zu haben, die Mails kommen nun auch wieder von gestern in der Suche. Herzlichen Dank!
Wir sind ein Handelsbetrieb, kaufen also Produkte ein und verkaufen diese wieder. Es läuft fast alles über E-Mail. Diese auftragsrelevanten Mails müssen 10 Jahre gespeichert werden. Bei einer Betriebsprüfung möchte der Prüfer dann auch den E-Mail Verkehr zu einem gewissen Auftrag sehen (Angebot, Auftrag, Bestellungen, ev. Einfuhr und Ausfuhrdokumente (Zoll) etc.) Der Prüfer wird dann von der chaotischen Methode nicht begeistert sein. Wie lassen sich da alle Mails zu einem Auftrag zuordnen? Meiner Ansicht nach geht das nur über entsprechende Ordner, wo der Schriftverkehr auftragsbezogen gespeichert wird. Klar kann man die Betreffzeile mit Keywörtern versehen, aber ein "Durcheinander" wird es bleiben.Für Dienstleistungsbetriebe oder Privatpersonen funktioniert die Chaosmethode schon eher.
Ja, ich verstehe das Problem. Wir haben bei uns ein DMS im Einsatz. Hier werden so Dinge wie Auftrag, Bestellung, Rechnung aber auch relevante E-Mails revisionssicher abgelegt. Dann hat man alles beieinander.
Suche eine Ablagemethode mit der ich Mail auf einem Projekteserver unter Schriftverkehr chronologisch und schnell ablegen kann. Mail sollen nicht in Outlook archiviert werden. Habe ihr dazu eine Idee? Am einfachsten wäre es, wenn ich die Mails direkt mit der Maus in den betreffenden Ordner im Explorer ziehen können und dabei die Chronologie durch Datum und Uhrzeit des Maileingangs erhalten bleiben würde.
Würde schon lange gerne auf die Google-Methode wechseln. Habe jedoch noch nicht ganz verstanden, wie Outlook mit den Dateien im Archiv-Ordner umgeht. Werden diese gespeichert - wenn ja wo, bzw. wie lange. Unser IT-Fachmann meint dazu wir würden hier eine zusätzliche Software (Mailstore o.a.) benötigen, da der Archiv-Ordner die Dateien nur Lokal (C:\ Festplatte) würde und die lokale Festplatten bei uns nicht im Backup inkludiert sind. Bin für jede Antwort sehr dankbar!
Bei einem Exchange-Postfach bleiben die Mails im Archiv-Ordner normalerweise auch im Postfach selbst gespeichert, bedeutet auf dem Exchange-Server. Im Zweifel aber lieber nochmal mit der IT Rücksprache halten.
Bleiben die Mails dann einfach immer im Archiv oder wird zwischendurch mal aussortiert?
Nach 10 Jahren werden die Mails bei mir gelöscht.
Ist es möglich, dass ich mir Unterordner für mehrere Email-Adressen gemeinsam erstelle? Also nicht unter jeder einzelnen Email, sondern unter "alle Konten"? Ich benutze aktuell 6 verschiedene Email-Adressen, jedoch halte ich es nicht für sinnvoll, dass ich überall eigene Unterordner verwende.
Man könnte die 5 E-Mail-Adressen auf die eine Haupt-Adresse umleiten. Dann hat man alle in einem Postfach mit einer zentralen Ablagestruktur.
Gibt es ein Limit für die Outlook Suche bei der Verwendung von Suchordnern? Nicht selten haben Mitarbeitende 10.000 oder 20.000 E-Mails im ganzen Postfach, Posteingang oder im eigenen Ordnerarchiv und nicht, dass bei der ersten Erstellung eines Suchordners Outlook abstürzt und das ganze Postfach kompromittiert ist, weil Outlook nicht mehr als 10.000 E-Mails suchen/indexieren bzw. verarbeiten kann.
Nein, da gibt es kein Limit. Ich habe 100.000 Mails im Postfach und die Suchordner funktoinieren problemlos.
Das fehlt mir von aus dem Gmail, dass man da nicht nur archivieren kann, sondern mit Labels arbeitet. Sowas wäre echt super im Outlook.
Eventuell mal Kategorien ausprobieren in Kombination mit Suchordnern? Mir wäre es aber zu viel Arbeit...
Suchordner zeigen ja nur die E-Mails aus dem gesamten(?) Postfach und nicht nur, z.b. aus dem Archiv oder dem Posteingang an.
Und wenn ich jetzt in einem Suchordner was lösche, ist das immer noch im Archiv? Dann muss ich, wenn ich die E-Mail suche, um sie zu löschen, ja doch wieder die Suche verwenden!?
Kann ich meine E-Mails aus meiner bestehenden Ordnerstruktur dann einfach ins Archiv verschieben, meine eigene Struktur löschen und nur mit Posteingang (E-Mails kommen zur Verarbeitung an), Archiv (chaotische Ablage) und Suchordnern (ich suche E-Mails) arbeiten?
Wie ist Ihre Meinung zur Frage: Soll man das Archiv nach Jahen anlegen? Zum voraus vielen Dank für Ihre kompetente Antwort. Freundlich grüsst Marcel
Das ist Geschmacksache. Kann man schon machen. Ich persönlich artbeite nur mit einem Archivordner (da sind die Mails ja auch nach Datum sortiert). Ich mag es gerne einfach.
Herr Granwehr, wenn die Archivierungsregeln auf ihrem Exchange ordentlich konfiguriert wären, müssen Sie gar nichts tun. Was würde der Server von selbst machen. Also Ihren Daten archivieren. Sprechen Sie Ihre IT mal drauf an.
@@GeoPap37 Vielen Dank für Ihre Antwort. Ich werde mit meinem IT sprechen.
@@buerokaizendigital Danke für die Antwort. Die Archivierung muss einfach sein, das denke ich auch.
Ergänzend könnte man noch die sogenannten Suchordner nennen, welche nur bestimmte E-Mails nach vorgegebenen Kriterien anzeigen.
Sehr gut. Danke für die Ergänzung 👍
Das Outlookdesign schaut irgendwie anders aus als gewohnt, ist das eine spezielle Ansichtseinstellung (Silber und quicksteps oben) ?
Ich habe statt dem klassischen Menüband das "vereinfachte Menüband" aktiviert. Sollte jeder mit einer aktuellen Office Version umstellen können.
@@buerokaizendigital Guten Morgen, gibts dazu auch ein Video?
@@manuelw.4023 Nein, bisher nicht. Ich schreibe es aber mal auf unsere Liste...
Haben Sie auch eine Lösung für Google-Mail? Plage mich sehr mit der Ablage.
Unser Thema hier ist Outlook. Aber auch ein Google-Mail kann man über Outlook verwenden :)
Was halten Sie von Postfach mit Relevanz?
Ich denke da gibt es kein falsch oder richtig. Das ist Geschmacksache. Ich persönlich mag es nicht. Ich arbeite lieber meine Mails Stück für Stück ab und treffe gleich Entscheidungen. Irgendwann muss man das sowieso machen.
Die Effizienz der flachen Ablage (Chaotischer Ordner) hängt aber auch stark an der Fähigkeit der SuFu. Ist die kacke, dann hilft alles nichts.
Mmh da muss ich komplett widersprechen, die Suche findet leider nichts weil ich dort keine Verschlagwortung habe. Auch die Papierablage findet ja auch in Ordner statt. Aber so arbeite ja jeder anders....