🚀 So planst Du einen produktiven Tag mit Outlook (inkl. Timeboxing)
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- Опубликовано: 3 авг 2024
- In diesem Video schauen wir uns den Begriff Timeboxing, eine effektive Methode des Zeitmanagements, genauer an.
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🎬 Videoinhalt
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▬ Inhalt ▬▬▬
00:00 Einleitung
00:29 Was ist Timeboxing?
01:26 Timeboxing in Outlook
04:33 Was sollte man bei der Planung beachten?
07:15 Abschluss und Videoempfehlung
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Ich möchte mich herzlich für die wertvollen Tipps zur Organisation von Outlook und Co. bedanken. Die Ratschläge aus euren Videos habe ich bereits umgesetzt und bin nun äusserst effizient im Ingenieurbüro tätig. Das Management von E-Mails und Terminen stellt eine grosse Herausforderung dar, die ich dank eurer Anleitungen hervorragend meistern kann.
Das freut uns. Danke fürs Feedback 😊
Lieber Marcel, super Video werde das in unserem Büro weitergeben.
Das freut mich. Vielen Dank für dein Feeback Walter Stuber 😊👍
Sehr Hilfreich. Ich habe es auch für schon umgesetzt. Nachteil ist, dass die Termine dann auch im Teams sind und ich dann als Beschäftigt angezeigt werde. Vorteil, dass mich weniger Mitarbeiter bei meiner Bearbeitung stören.
Man kann den Termin so einstellen, dass die Zeit frei bleibt :-)
Lieber Marcel,
vielen Dank. Dein Video kommt zur rechten Zeit. Mit dem genannten Boxing werde ich u. a. meine Widervorlage - auch von euch vorgeschlagen - kompensieren. ( Termin, etc. und WV = Nr. ) Das System der goldenen Regel - SIEBEN - behalte ich bei. Das Buch: So geht Büro heute, ist zusätzlich meine Fibel. Wenn man die von euch vorgeschlagenen Regelwerke nicht anwendet oder nicht beherrscht, dann muss man einen Plan machen um einen Plan zu erstellen.
In den kommenden 14 Tagen/drei Wochen, werde auch ich Videos erstellen. Eben zu euren Themen und die diesbezügliche Umsetzung in meinem Büro-und privatem Alltag. Alles unter dem Motto : BüroKaizen und meine daraus gewachsenen Erfolge.
Ich gebe euch nunmehr das zurück, was ich mir von euch lieh.
Danke Marcel und dem gesamten Team von BüroKeizen.
Lieber Michael, vielen Dank für dein Feedback. Das freut uns wirklich sehr. Bitte halt uns auf dem Laufenden mit den Videos. Das interessiert uns natürlich auch sehr 😊👍
Herzlichen Dank, für mich die beste Strategie um Dinge erledigt zu bekommen.
Mir fehlt allerdings die Anzeige, dass eine Aufgabe bereits im Kalender erstellt wurde. Ein kleines Symbol würde hier schon genügen. Was ich dann auch schade finde, dass ich daraus nicht einfach meine Zeiterfassung erstellen kann. Mein Kalender ist lückenlos, hab damit alles dokumentiert, jetzt bräuchte ich nur noch eine Möglichkeit, dass Mir meine Zeiten aus dem Kalender zieht. Kennt ihr jemand ein passendes Tool?
Moin, vielen Dank für dieses Video. Gibt es die gleiche Möglichkeit im neuen Outlook? Es gibt leider nur die Spalte rechts wo die Aufgaben eingeblendet werden können.
Es geht aktuell nur mit der Spalte rechts. Die tägliche Aufgabenansicht wo die Aufgaben unterhalb der Tage sind geht im neuen Outlook nicht. Ob das noch kommt als Funktion ist unbekannt.
Ansicht - Layout und ab da unterscheidet sich mein Outlook von Ihrem.
In der Monatsansicht ist die Option "tägliche Aufgabenliste" ausgegraut und funktioniert nicht. Die tägliche Aufgabenliste geht nur in der Wochenansicht oder der Tagesansicht. Vielleicht liegt es daran?
So kann man sich einfach die ganze Woche vollplanen und den eigenen Kalender für andere Termine blockieren , sehr effektiv ;-)
😂
70-80% des Tages sind bei mir- und bei fast allen meinen Kollegen- durch Besprechungen belegt. Daher schleppen wir alle zig Aufgaben von Tag zu Tag vor uns her. Mit To Do wird dann täglich priorisiert was am wichtigsten und dringendsten ist. Zu den schon 2 Wochen im voraus gesetzten Platzhaltern im Kalender, die für Aufgaben bearbeiten gedacht sind, kommen leider häufig ungeplante ad-hoc Meetings dazwischen.
eine meeting firma, wann wird dann das geld verdient? vom blöd labern füllt sich die kasse net, obwohl auch mein chef denkt das würde reichen.
Vielen Dank wieder einmal für das gelungene Video! Man kann das jedoch nicht mit dem "neuen" Outlook umsetzen -jedenfalls ich nicht. Meidest Du das neue Outlook?
Danke für dein Feedback 😊 Ich teste die neue Outlook Version immer wieder. Ist aber noch eine frühe Vorschauversion mit Fehlern und fehlenden Funktionen. Produktiv arbeite ich erstmal weiter mit dem klassischen Outlook für Windows weil damit auch die große Mehrheit unserer Kunden arbeitet. Die klassische Outlook Version bleibt bis mindestens 2029 erhalten. Bis dahin hat Microsoft noch Zeit die eine oder andere Funktion nachzuliefern und Funktionsgleichheit zwischen den beiden Versionen herzustellen 😊
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt).
Wo ist denn die Ansicht der Aufgabenliste im Kalender im neuen Outlook geblieben? Hier im Video ist das noch nicht aktiviert (Schalter „Testen Sie das neue Outlook“ ganz rechts oben).
Ich habe vor der Umschaltung (Outlook neu) auch mit der Aufgabenliste im Kalender gearbeitet…. im neuen funktioniert das leider nicht. Oder habe ich ebenfalls nicht gefunden 🤷♂️
Es gibt diese Funktion im neuen Outlook (noch?) nicht. Das neue Outlook ist eine Vorschauversion. Es gibt einige Funktionen die aktuell noch in der Entwicklung sind. So lange nutze ich persönlich noch das klassische Outlook für Windows (das wird uns auch noch bis mindestens 2029 erhalten bleiben).
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch.
Na da bleib ich lieber beim personal Kanban :D Stop starting, start finishing :D
Auch ein gutes System 👍
Hallo Marcel,
wie weit ist das neue Outlook mit dieser Ansicht? Ich bekomme diese Planungsansicht nicht im Web nachgebaut, oder?
Für mobiles Arbeiten wäre das u.U. sehr interessant
Du kannst dir im neuen Outlook und auch bei Outlook im Web die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch. Ansonsten kann ich nicht sagen ob Microsoft dort irgendwann auch genau die gleiche Funktion wie im klassichen Outlook nachliefert.
Vielen Dank für das informative Video. Ich arbeite schon so. Leider geht die Planung nur in Outlook auf Windows. Leider nicht am MAC 🖥️ oder IPad oder IPhone. Hast du für diese Geräte eine Lösung.
Dort würde ich die Termine fürs Timeboxing einfach von Hand in den Kalender eintragen (bzw. Aufgabentext in einen Termin kopieren)
Besten Dank, allerdings klappt das nicht in der WEB-Version. Schade. Ich kann unter dem Kalender keine Aufgabenliste anzeigen lassen
Du kannst dir die To Do Aufgaben bei der Web-Version am rechten Bildschirmrand anzeigen lassen. Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt).
Sehr interessant, nur leider kann ich die die Daily Task List nicht aktivieren - sie ist bei mir ausgeschaltet (hell grau) und in den Einstellungen kann ich sie ebenfalls nicht einschalten. Hängt es vielleicht damit zusammen, daß diese Option in der Zwischenzeit von Outlook deaktiviert ist?
In der Monatsansicht ist die Option ausgegraut und funktioniert nicht. Die tägliche Aufgabenliste geht nur in der Wochenansicht oder der Tagesansicht. Vielleicht liegt es daran?
@@buerokaizendigital Besten Dank! Ja, genau das war das Problem 🙃 ... jetzt passt alles! 👍
Ich nutze 365 auf dem Mac. Sowohl im Browser, wie auch in der Desktop App habe ich überhaupt nicht die Auswahlmöglichkeiten. Die Reiter Datei - Start - Senden/Empfangen - Ansicht habe ich überhaupt nicht. Demzufolge kann ich das alles gar nicht einstellen. Kann mir hier jemand einen Tipp geben? Danke!
Hi, kurze Frage bezüglich der Aufgabenliste. Bei mir im Outlook finde ich nur eine Auswahl namens ,,mein Tag" die sieht auch anders aus. Eine Aufgabenliste finde ich nicht. Woran kann das liegen?
Du nutzt vermutlich das "Neue Outlook". Die Anleitung im Video funktioniert nur beim "Klassischen Outlook"
Ich komme immer wieder a den Punkt zurück, dass ich mir eine Mail markiere und dann die Mails abarbeite als Aufgaben anstelle es so zu machen wie hier beschrieben…daher meine Frage: Wie kann ich denn aus einer E-Mail am einfachsten einen Task/eine Aufgabe erstellen? Derzeit lege ich mir immer einen Termin an und ziehe da alle Mails rein, die dazu gehören…leider oft umständlich 😅
Am einfachsten erstelle ich aus eine Mail eine Aufgabe indem ich einen Quickstep nutze ruclips.net/video/GUAYTmAYGBM/видео.html
Schade dass es keine Kalender Integration mit Microsoft To Do gibt.. Ich kann mir die Tasks zwar wie bei dir gezeigt reinziehen, aber das hat keinen Einfluss auf den Datensatz im To Do. das verschieben im Kalender auf einen anderen Tag hat keinen Einfluss auf die To Do Aufgabe.
Vielleicht kommt das noch - die Hoffnung nicht aufgeben 😅🙈
Ich merke immer wieder, dass ich zu einer geplanten Zeit (und Zeitraum) manchmal keine Inspiration bezüglich einer Aufgabe oder Herausforderung finden kann oder habe. Später, wenn ich dann bei etwas anderem bin, kommen mir dann verschiedene Lösungen in den Sinn. Wie soll ich damit umgehen?
Notiere dir die Lösungen und gehe sie dann an wenn du Zeit hast, wo ist das Problem?
@@Foxhunter_DE Ja, einfach betrachtet ist das richtig. Doch in der Realität halt anders. Es führt dazu, dass ich in einer geplanten Zeit nicht zu einer Lösung komme und Zeit verschwende und wenn ich dann mit etwas beschäftig bin, abgelenkt werden.
@@Jan_Hille Naja, was willst du jetzt hören? Musst deine. kram zusammen bekommen, manchmal muss man halt durchziehen auch wenn es einem gerade keinen Spaß macht. Wenn es bei dir immer die gleichen Muster sind, musst du halt deinen Arbeitsalltag hinterfragen und ggf. umstellen. Wie gesagt, Stift und Zettel parat halten, bei guten Ideen kurz als Stichpunkt aufschreiben damit es aus dem Kopf ist und weitermachen. Etwas Selbstdisziplin muss man da schon haben.
@@Foxhunter_DE Ich denk das ist ein Missverständnis. Es geht nicht um Lust und Unlust. Ich kann mir schon vornehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt eine technische Lösung für etwas zu finden. Aber die Erfahrung Zeit, dass die wirklich guten Lösungen spontan stehen. Das ist nicht wie bei Mathe oder so, wo man die Lösung einfach erzwingen kann. Meine Erfahrung zeigt, dass man auch mit aller Selbstdisziplin der Welt so etwas nicht erzwingen kann.
@@Jan_Hille Ja, wie gesagt, notiere es dann und gut ist. Ich bin jetzt über 12 Jahre selbstständig, wenn ich so ein Aufgabenhopping betreiben würde, würde ich nie etwas fertig bekommen. Für sowas habe ich meinen Taschenbegleiter dabei, schnell eine Notiz darin damit der Gedanke aus dem Kopf ist, und weiter machen. Das was du willst geht nicht, der Mensch kann kein Multitasking. Also musst du dich für eines entscheiden.
Sehr interessant aber wie setze ich das mit dem New Outlook um?
😢
Die Methode Timeboxing funktioniert auch ohne diese spezielle Outlook-Funktion indem man Zeitblöcke von Hand in den Kalender einträgt. Vielleicht bekommen wir diese Funktion auch noch im neuen Outlook (die Entwicklung des neuen Outlook ist noch lange nicht abgeschlossen). Das klassische Outlook werden wir noch bis mindestens bis 2029 nutzen können.
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch.
Tja lieber Marcel, wie schon mal gesagt. Das neue Outlook bietet die schöne Planungsansicht mit den Aufgaben in der Wochenansicht nicht mehr an. 😢
Reicht es nicht aus, wenn du diese dafür in „ToDo“ siehst? Ich meine, wenn man sie der Reihe nach bearbeitet ist es doch in Ordnung…
@@achimklement9482 Natürlich kommt man damit irgendwie auch klar, aber diese Ansicht wo du genau auf einen Blick siehst, wie sich deine Aufgaben auf die Wochentage verteilen ist schon wirklich gut. Außerdem lassen sich dann direkt schön die Aufgaben in die Lücken vom Kalender ziehen. Obwohl ich eher To Do nutze (wegen der Teilschritte, welche die Outlook-Aufgaben nicht bieten), hat mir die Outlook-Ansicht in der Wochenübersicht immer sehr geholfen. Außerdem kann ich bei To Do meine Aufgaben immer nur für den aktuellen Tag (Mein Tag) manuell sortieren, aber nicht für den Folgetag. Das geht aber wiederum in Outlook. Bei aller Liebe zu M365 ist es teilweise lächerlich, was Microsoft da den Kunden zumutet.
Danke für dein Feedback. Das stimmt. Es ist schade, dass es innerhalb M365 an manchen Stellen keine durchgehende Benutzererfahrung gibt. Die Methode Timeboxing funktioniert natürlich auch ohne diese spezielle Outlook-Funktion indem man Zeitblöcke von Hand in den Kalender einträgt.
(Und die meisten Kunden arbeiten bisher noch mit dem klassischen Outlook. Das wird uns Stand heute auch noch bis mindestens 2029 erhalten bleiben.)
Ich bleibe bei meinem timsystem.
@@capitalblooper9517Passt. Wichtig ist nur das man ein System hat und schriftlich Aufgaben/Termine plant. Das Medium ist zweitrangig 😊