Wie Du Aufgaben richtig erfasst (Selbstmanagement)
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- Опубликовано: 18 сен 2024
- In einer meiner letzten Selbstmanagement Folgen bin ich darauf eingegangen, wie Aufgaben in den Kalender kommen (👉 • Selbstmanagement: Wie ... ). Ich habe Timeblocking erklärt und auch das Tool der idealen Woche vorgestellt.
Dazu hattet Ihr viele Fragen, aus denen ich vier ausgewählt habe, die exemplarisch für alle Fragen stehen. Diese beantworte ich in dieser Selbstmanagement 101 Folge.
1. Frage (01:05 min): Wo notierst Du Aufgaben, die noch keinem Zeitblock zugeordnet sind?
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"Ich glaube, Du hast die erste Frage von Peter in der Sendung nicht so beantwortet, wie ich glaube, dass er sie gemeint hat. Vorgelesen hast Du "Wo notierst Du Dir die Aufgaben, die Du in der geblockten Zeit erledigen möchtest?". Dabei gehe ich davon aus, dass allen klar ist, dass Du die Aufgaben, wenn Du die Woche planst, in die Blöcke schreibst, in denen Du die Aufgaben erledigen wirst, soweit auch Deine Antwort in der Sendung.
Viel Interessanter ist aber die Frage, wo Du Dir die Aufgaben notierst, die Du noch nicht konkret an einen Block in der/den kommenden Woche/n gebunden hast? In Deiner Anmoderation hast Du gesagt, dass Du keine Aufgabenliste führst (weder digital noch analog), keine Todo-App, etc. pp.
Du planst ausschliesslich mit dem Kalender. Daraus folgt entweder, dass Du nur Aufgaben annimmst, wenn Du auch sofort einen konkreten Block in Deinem Kalender dafür bindest. Oder Du merkst Dir alle Aufgaben im Kopf, bis Du sie konkret im Kalender verplanst. Denn eine Aufgabenliste führst Du ja nicht.
Dazu ein Beispiel. Du fährt Auto, ein Anruf kommt rein: Mister Wichtig, die Welt steht in Flammen. Nur Du und er können die Welt retten. Es gibt 10 Dinge zu tun, 5 für ihn und 5 für Dich. Du antwortest sehr wahrscheinlich, dass er Dir das nochmal per Mail schicken soll, Du kannst gerade die Hände nicht vom Lenkrad nehmen, um die Aufgaben in den Kalender einzutragen.
Aber was machst Du dann, wenn Du das nächste Mal an Deiner Mailbox sitzt, wo schreibst Du Dir die Aufgaben hin? Verplanst Du alles sofort im Kalender oder nimmst Du die Aufgaben erstmal "irgendwo hin"? Vor allem, wenn lineare Abhängigkeiten zwischen den einzelen Aufgaben bestehen: Aufgabe E kann erst gemacht werden, wenn C fertig ist und hängt auch unmittelbar vom Ergebnis von C ab - Du kannst also E erst planen, wenn C erledigt ist.
Ich hoffe, das ist nicht zu kryptisch formuliert."
2. Frage (06:52 min): Wie Anfragen per Telefon und E-Mail organisieren?
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"Ich arbeite im Telekommunikationssektor. Bin Geschäftsführer und gleichzeitig alleiniger Business Berater für die Geschäftskunden. Es kommen täglich Anrufe und E-Mail Anfragen rein. Wie baue ich diese dann in einen Termin, so, dass ich die Anfragen nicht vergesse und wo packe ich die E-Mail mit dem Text hin, damit diese wieder aufrufbar ist?
MeisterTask war eine Idee, aber kann ich die E-Mail dort 1:1 ablegen?
Oder baue ich mir bei Google Mail einen Unterordner "Business Kunden" und arbeite diese dann ab, damit ich gleichzeitig meinen InBox Zero Plan verfolge?
Danke für deine Idee für mein kleines Tun."
3. Frage (09:19 min): Aufgaben im Google Kalender einblenden?
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"Was hältst Du davon, Aufgaben im Google Kalender einzublenden?
Ich nutze Todoist dazu, weil man mit dem Tool Zeitblöcke machen kann. Oder was hältst Du von Tools wie Timestripe, in denen man zwei Ansichten hat: Checkliste und Zeitskala für Timeblocking?
Ich selbst arbeite auch hybrid. Ich schätze am analogen Planer, dass ich unabgelenkter und flexibler bin. Ich trage dort auch Zeitblöcke ein. Eine letzte Frage: Was machst Du mit Aufgaben, für die Du noch keinen bestimmten Termin hast?
Danke für Deine Antworten!"
4. Frage (11:06 min): Wohin mit den täglichen, kleinen Aufgaben?
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"Wo behältst du die kleinen Aufgaben im Blick (der digitale Kalender setzt ja eine Mindestterminlänge von 15 Minuten voraus) die heute erledigt werden müssen?
Planst du dir hierfür am Tag eine Art „Sammeltermin“ ein oder erledigst du diese zwischendurch? Insbesondere Telefonate, diese sind ja schwer zu blocken, da man ja auch auf eventuelle Rückrufe angewiesen ist?
Telefonate zu „batchen“ und gebündelt abzuarbeiten wäre in meinem Verkäuferalltag zwar teilweise möglich (z.B. alle Kundenanfragen auf einmal abtelefonieren), allerdings gibt es auch einzelne Telefonate, E-Mails etc., die gleich zu Beginn des Tages sein müssen und nicht mit anderen Dingen verbunden werden können."
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Vielen Dank für das Video Lars. Ich habe mittlerweile ein setup aus Asana und Fokus Planer, welches für mich gut funktioniert.
Asana wird bei uns Im Team genutzt und ich wollte nicht noch ein zweites Tool nutzen.
Somit ist Asana für mich mein Ideen Speicher (Nutze dort nur die Listenansicht).
Einmal die Woche setze ich mich hin und plane meine Aufgaben für die Woche mit dem Fokusplaner und nehme meine Asana Ideen Liste zur Hand. Viele Ideen lösche ich auch wieder oder haben sich in der Zwischenzeit von selbst geklärt.
Im Auto benutze ich die Apple Watch. Kurzbefehl -> diktieren - Asana Aufgabe wird angelegt. Fertig.
Fälligkeiten setze ich aber meistens nicht, weil die eh nie eingehalten werden 😂…
Den Fokus Planer kann ich jedem empfehlen. Habe vorher auch versucht, z.b mit Todoist meine Aufgaben zu managen.
Am Ende der Woche hat man eine ellenlange Liste, die sehr frustrierend sein kann.
Von daher, Fokus Planer - Daumen hoch.
Liebe Grüße
Michèl
Lieber Michèl, vielen Dank für deinen Kommentar und den Einblick in deine Arbeitsweise. Super!!!
Und danke auch für deine Unterstützung :)
Hallo Lars. Ich nutze auch Todoist und vieles was ich erfasse, landet mittlerweile dort in einer Ideenliste. So vergesse ich sie nicht, aber sie belasten mich auch nicht als Todo. Manche Dinge sind aber kleine Todos die nicht vergessen werden dürfen: Katzenfutter bestellen, Müll an die Straße stellen, Brief abschicken... Ist das nicht viel zu kleinteilig für all solche Dinge Termine zu machen und führt das nicht dazu die Termine ständig zu verschieben? Als Beispiel noch mal den Müll an die Straße stellen. Das ist bei mir eine wiederkehrende Aufgabe jeden Donnerstag. Alternativ wäre das dann ein Ganztagestermin jeden Donnerstag (eine verkappte Aufgabe) oder ein Termin jeden Donnerstagabend um 19 Uhr den ich dann aber meistens irgendwann im Laufe des Abends mache. Wie löst du das mit solchen wiederkehrenden Routine-Aufgaben?
Danke für deinen Kommentar und die gute Frage, lieber Udo. Diese Dinge schreibe ich mir während der Wochenplanung in den FOKUS-Planer :)
@@LarsBobach Lieber Lars. Danke für die Antwort. Was bedeutet es denn genau, dass du es bei der Wochenplanung in den FOKUS-Planer einträgst? Solche Trivialitäten will ich ja gar nicht immer planen, sondern abhaken im Laufe des Tages (in Todoist) und zack ist die Aufgabe für die nächste Woche schon wieder da. Mein Beispiel mit dem Müll rausstellen ist nur ein Beispiel aus dem privaten Bereich, aber es ist meines Erachtens ein gutes Beispiel warum ein Aufgaben-Tool für manche Dinge einfach mehr Sinn macht als ein Termin im Kalender. Versteh' mich nicht falsch, die Sinnhaftigkeit für wichtige Aufgaben im Kalender Zeiten einzuplanen ist mir durchaus bewusst.
Ich trage sie mir einfach in den Notizteil ein mit dem Aufgabensymbol. Das plane ich also nicht im 'richtigen' Kalender sondern einfach als kleine Notiz ;)
Grundsätzlich gibt es hier auch kein richtig oder falsch. Jeder muss für sich die beste Lösung finden! Wenn deine Herangehensweise für dich funktioniert, ist das doch super :)
Hallo Lars, wie planst du größere private Projekte mit mehreren Teilschritten? Sagen wir, du möchtest in 3 Monaten auf den Jakobsweg gehen. Da fallen ja eine Menge ToDos an. Wie gehst du das an ohne ToDo-Liste?
Danke für die gute Frage, lieber Sebastian.
Da ich dieses Jahr mit meiner Frau auf dem Franziskus-Weg pilgern werde, kann ich hieraus berichten.
Ich habe eine Notiz (bei mir in Evernote) in der ich alle Informationen eintrage und abspeicher. Von Weblinks, PDFs, Herbergen, Flugdaten, GPX Tracks, Packlisten etc. Dort habe ich auch immer eine paar Aufgaben notiert, um die ich mich noch kümmern muss.
Diese Notiz teile ich mit meiner Frau und sie ist bis zur Abreise Work-in-Progress:)
@@LarsBobach Danke Lars. Und dann planst du einen "Pilger-Block" ein, in dem du dich um die Aufgaben in Evernote kümmerst?
Dazu nutze ich meine FOKUS-Zeit oder, bei einer so spannenden Aufgabe, das Wochenende :)
Danke, dass Du in diesem Video beantwortet hast. In der Zwischenzeit hatte ich den Fokus Planer bestellt und erhalten. Den Sinn Deines verstanden ☺️! Ich bin in dem Prozess, in dem ich mein Selbstmanagement zu reorganisieren. Todoist benutze ich interessanterweise nicht mehr als Aufgaben, sondern immer mehr Ideen-Speicher. Meine Idee: In der Morgen-App kann ich meinen Google-Kalender und andere Kalender, die ich zur Zusammenarbeit brauche und Todoist abbilden. Was ist dort praktisch finde: Ich kann die Aufgaben, die ich in Todoist erfasst habe, in Kalender rüberziehen und wie einen Termin behalten. In der Aufgabenliste - dem digitalen Ideen-Speicher? - kann ich Prioritäten und die (geschätzte) Zeitdauer zuweisen.
Oft halte ich Ideen und potenzielle Aufgaben / Projekte handschriftlich in meinem Tages- oder "Wochenplaner" im Bereich Notizen oder "im Auge behalten" fest.
Bei mir zeichnet sich dieser Trend ab: hybrides Selbstmanagement mit einem handschriftlichen, führenden System mit digitaler Unterstützung und nach dem Grundsatz: was digital ist bleibt digital und was analog ist, bleibt analog; was analog gemacht werden kann, mache ich analog 😊.
Super, das hört sich nach einem guten Plan und einem für dich passenden Konzept an. Aber Todoist wirklich als Ideenspeicher nutzen, ohne Termin!!! Bleib' dran :)
@@LarsBobach Danke! Termin und Aufgabe trenne ich nach dem GTD-Grundsatz: Sobald eine Aufgabe ein bestimmtes Datum erhält, wandert sie in Kaldender 🙂. Ich habe es so eingerichtet, dass er im Google-Kalender so angezeigt wird.
What? Lieber Lars, könntest du das mal an Beispielen zeigen. Mindestens die Hälfte habe ich nicht verstanden 🥴🙈
Oh, sorry. dann werde ich demnächst mal ein paar Beispiele bringen. Danke für den Hinweis :)