의사록 인증을 위한 주주총회 출장공증, 주총 출장공증, 참석자들 인감증명서 제출 없이 총회 의사록 공증받는 법, 의사록 작성방법, 공증인 이상석 변호사 02-595-9898

법인등기부의 '변경등기'를 신청하려면 반드시 '의사록'을 공증받아야 하는데,
총회 참석자들의 '인감'날인+'인감증명서'를 제출하도록 하는 고충을 간소화하기 위해
공증인 변호사의 '출장공증'으로 단번에 해결하는 방법에 관한 자세한 설명.
1. 출장공증의 필요성
2. 출장 공증인의 검사 방법
① 결의 절차(=회의 진행 경과)에 대한 검사
② 결의 내용(=회의 결과)에 대한 검사
3. 출장공증의 공증수수료
4. 출장 후속절차로 ‘의사록’ 작성 시 공증실에 제출할 부속서류
* 상장회사의 방대한 주주명부 전체가 아니라,
의결권 주주 수와 찬성 주식 수의 '총수'만 기재된 주주명부를 제출하면 됨.
* 공증인의 주총장 참관+검사로 족하므로,
정족수 집계자료로 주총장 참석장, 주총 위임장 등 사본을 제출받을 필요가 없음.
5. 총회일로부터 2주 이내에 등기 신청

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* 법인 총회의사록 담당 직원이
공증변호사의 '출장공증'(참석인증)에 대비해 준비해야 할 절차
1. 법인등기부등본, 정관(복사본+원본대조필), 총회 의안(안건), 소집통지서 등을
미리 공증실에 송부하여
공증사무장의 사전 검토를 받을 것.
(안건이 보통결의사항인지, 특별결의사항인지에 따라,
‘정관’에 규정된 정족수가 달라지므로)
2. 임원 교체 시, (해임이 아니라) 사임이라면,
사임 임원으로부터 총회일자로 작성된 ‘사임서’를 받아놔야 함.
(사임하고 난 뒤에는 해외출국 등으로 연락이 안 돼 애먹는 수가 있으므로)
3. 주주가 실제로 몇 %정도 참석하는지 미리 확인할 것.
(총회에 불참하면서 대리권을 위임한 주주의 ‘위임장’+‘인감증명서’는 몇 명이며,
실제 출석하는 주주는 몇 명이나 될지 가늠하여,
의결정족수 미달이 안 되도록 전화, 카톡 등으로 독려할 것)
4. 대리권을 위임한 불출석 주주들의
‘위임장’에 찍힌 인감도장과
‘인감증명서’의 인감도장이
일치하는지 대조하여 확인할 것.
5. (주주총회 당일
회의장 출입문 앞에 설치된 데스크 앞에서) 누구 누구가
참석 주주들에게 '신분증 제시' 요구
+주주명부와 대조하며 '본인 여부' 확인
+주주 출석부에 '자필 서명'을 하도록 안내할 것인지,
총회 진행중
의장의 총회꾼 퇴장명령 시 대책 등에 대해
미리 정해 둘 것.
6. ‘출장공증’ 검사수수료+출장비를 공증실에 미리 예납하여야 함.
(검사수수료는 100~300만원,
출장비는 1인당 10만원 정도)
7. 주주총회 종결 후,
총회 ‘결의 절차’와 ‘결의 내용’을
진실에 부합하게 기재한 ‘총회 의사록’을 작성하여,
입증자료인 부속서류와 함께 공증실에 제출하고 ‘공증’을 받을 것.
(담당 직원은 ‘의사록’ 작성방법, 필요한 구비서류 등에 대해 공증실 사무장의 도움을 받을 것)
(의사록 인증 수수료는 30,000원
+4장 초과 1장당 500원씩 부가됨)
8. 공증받은 ‘의사록’은
총회일로부터 2주 이내에 등기소에 제출하며,
변경등기 신청을 해야
과태료 500만원을 물지 않게 됨.

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의사록 '공증' 후
법원 등기소에 변경등기 신청을 해야 하는 기한은
총회일로부터 2주 이내까지입니다.
따라서 담당직원은
법정기한에 늦어 과태료를 물지 않도록
공증실의 자문을 받아
신속하게 '의사록' 작성을 마쳐야 합니다.

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의사록의 기재사항은 다음과 같습니다.
① 회의의 명칭
② 회의의 개최 연월일 및 개회 시각
③ 회의의 개최지 및 구체적인 장소
④ 총주주 수와 그 주식 수 및 출석한 주주와 그 주식 수
⑤ 의결권이 있는 총주식 수 및 출석한 의결권 수
⑥ 의장의 개회선언
⑦ 의사진행의 경과(의사진행 요령)와 결과
(보고사항의 개요, 안건의 상정, 제안설명, 토론의 개요, 표결방법과 표결결과)
⑧ 폐회선언 및 폐회시각
⑨ 의사록 작성 연월일
⑩ 의사록 작성자의 기명날인(또는 자필 서명)

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매년 3월은 대기업 상장사 등
크고 작은 주식회사들의 주주총회 정기 시즌.
2023년에는
3월15일에 삼성전자, 삼성SDI, 삼성전기가
정기 주주총회를 여는 것을 시작으로
기아(17일), LG디스플레이(21일),
현대모비스(22일),
현대차·LG이노텍·한화솔루션(23일),
LG에너지솔루션(24일), LG전자(27일),
한화에어로스페이스·LG화학(28일),
SK하이닉스(29일), SM엔터테인먼트(31일) 등이
차례로 3월중에 주주총회를 개최.