Lettre en forme professionnelle : aspects formels et techniques de rédaction

Présentation matérielle de la lettre en forme professionnelle :
1)- Le papier : Le papier utilisé est un papier de format 21 x 29,7 cm.
2)- Le timbre ou en-tête : c’est l’ensemble des mentions qui figurent généralement dans l’angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d’identifier l’administration ou le service émetteur. Il permet donc de déterminer l’origine du document. Il comprend en général trois mentions :
le nom de l’administration émettrice ;
la désignation de la direction ou du service et du bureau concerné ;
le numéro d’enregistrement (référence du document) ;
3)- La date : elle figure en haut à droite, à la suite du nom de la ville d’origine. Elle doit être, en principe, celle du jour de la signature de la lettre.
4)- La souscription : elle est indiquée sous le lieu et la date ; elle comporte avec la mention de l’autorité signataire, celle du destinataire (les deux désignés par leur fonction à l’exclusion de leur nom).
Deux principes à respecter en ce qui concerne l'acheminement du courrier administratif:
Ne jamais écrire directement à un fonctionnaire subordonné, mais à l'autorité responsable;
La correspondance administrative doit toujours être acheminée par la voie hiérarchique (sous couvert de l'autorité dont l'auteur de la lettre dépend immédiatement).
5)- L'objet: Il indique en quelques mots la nature de la question traitée. Il permet ainsi l'acheminement rapide du courrier à son destinataire et de le renseigner sur l'importance du document qui lui est adressé.
6)- La référence: (des documents existants) c'est un rappel des documents antérieurs auxquels le rédacteur se reporte ou répond. Elle a pour but:
D'indiquer au destinataire les correspondances ou autres documents se rapportant à l'affaire;
De retrouver rapidement les documents rappelés;
De suivre dans le temps le déroulement de l'affaire traitée.
7)- Les pièces jointes: Lorsque des pièces sont annexées à la lettre, leur nature et leur nombre sont mentionnés sur la lettre.
8)- La signature: Deux cas sont à considérer:
Le signataire de la lettre est la personne qui détient l'autorité;
Le signataire de la lettre ne détient pas l'autorité, sa signature est alors précédée d'une attache qui indique sa qualité et la justification de ses pouvoirs: