Les notes d'information et de service

Une note est un message écrit interne à l’entreprise qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes).
Il existe essentiellement deux types de notes : la note d’information et la note de service (ou note d’instruction).
Comme son nom l’indique, la note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie de l’entreprise ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire.
Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. On ne doit pas s’adresser directement aux destinataires (exemples : « la présence de chacun est souhaitable », « il est rappelé aux représentants que… », etc.) ; la forme passive est en général utilisée.
La note de service donne ou rappelle des consignes, décrit un processus, une procédure. L’émetteur est un supérieur hiérarchique, le récepteur est tout ou une partie du personnel. Le message est normalement suivi d’une mise en exécution (caractère obligatoire d’application).
Du fait qu'elle donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, d'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle (Il est demandé à chacun …, Il a été décidé de …). Les notes de service sont numérotées. Elles sont classées dans l'ordre numérique afin de pouvoir facilement s'y reporter en cas de difficulté.
Qu’elle soit d’information ou d’instruction, la note doit être concise (se limite à l’essentiel du message à transmettre) mais complète. Le message doit être clair (vocabulaire précis).
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