DOCBOX® Dokumentenmanagement Tipps & Tricks: Dokumente an weitere Benutzer / Posteingang übergeben

Mit dem DOCBOX® DMS Dokumente ganz einfach übergeben - jetzt kostenfrei testen
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Mit dem Dokumentenmanagementsystem DOCBOX® können Sie Dokumente ganz einfach an weitere Benutzer bzw. deren Posteingänge übergeben. Das persönliche Eingangsfach steht jedem Benutzer individuell zur Verfügung und kann nur von ihm eingesehen und bearbeitet werden - wie ein Schreibtisch vor Ort. Der Vorteil der DOCBOX® ist, dass Sie Dokumente in wenigen Sekunden bearbeiten und übermitteln können.
Wir zeigen Ihnen in dieser kurzen Videoanleitung, wie Sie innerhalb weniger Arbeitsschritte Ihr bearbeitetes Dokument an einen anderen Benutzer bzw. dessen Posteingangsfach übergeben und damit die Vorteile des DOCBOX®-Workflows nutzen!
1. Zunächst laden Sie Ihr Dokument in Ihren persönlichen DOCBOX®-Posteingang hoch, zum Beispiel mit der Drag & Drop Funktion.
2. Hier können Sie Ihr Dokument wie gewohnt bearbeiten. Beispielsweise mit Haftnotiz versehen, einen Kommentar hinterlassen oder einen Stempel setzen.
3. Anschließend markieren Sie Ihr Dokument und übergeben es an einen weiteren Benutzer.
4. Dieser Benutzer erhält das Dokument in seinem persönlichen Posteingang - mit all Ihren Vermerken!
DOCBOX® - das Dokumenten-Management-System für kleine und mittlere Unternehmen: effizient, blitzschnell, revisionssicher und einfach.
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DOCBOX® Posteingangsfach mit den Modulen “Stempeln” und “Notizen”: Mit den digitalen Stempeln ergänzen Sie die jeweiligen Dokumente um weitere Informationen (Meta-Informationen), die zur Steuerung im Workflow dienen. Beispielsweise einen Dokumentenstatus, Freigabeinformationen oder Zuständigkeiten. Verwenden Sie das Modul Notizen, um Dokumenten Anmerkungen und Kommentare hinzuzufügen. Mit dem Notizwerkzeug können Sie einen Textkommentar eingeben, ändern und löschen. Gleichzeitig können Sie nach Notizen bzw. dem in den Notizen enthaltenen Text suchen.
Ihre Vorteile mit den Modulen “Stempeln” und “Notizen”:
Farben und Inhalte bestimmen
Nach Stempeln suchen
Ideal im Workflow
Stempel verwenden und Dokumente markieren
Dokumente ganz einfach ergänzen
Mehrfachnotizen setzen
Notizen für alle verfügbar machen
Intelligente Suche: Notizen ganz einfach wiederfinden
Persönlicher und zuverlässiger Kundenservice!
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Die DOCBOX® ist das leistungsfähige ECM für die digitale Dokumentenarchivierung. Mit dem DMS speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital, revisionssicher und machen Sie dadurch schnell wieder auffindbar.
DOCBOX® als Inhouse-Server-Version oder Cloudbasiert.
In der Cloud-Version liegen all Dokumente auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise). Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.
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