Dokumente DSGVO / GOBD-konform versionieren mit dem Dokumentenmanagementsystem DOCBOX® professionell

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Bearbeiten Sie Ihre Officedateien und archivieren Sie diese als neue Version - DSGVO / GOBD-konform mit dem DOCBOX® Modul “Versionieren”
Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise Ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf vorherige Versionen zurückgreifen.
Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten Sie den Überblick über Stand und Status Ihrer Dokumente.
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Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine aktuelle Version des Dokumentes abgelegt. Die Version ist somit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Versionsstände eines Dokumentes zu unterscheiden. Beim automatischen Archivierungsvorgang wird die Datei mit einer fortlaufenden Versionsnummer und einer Auflistung über alle Bearbeitungsschritte abgespeichert. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Im Unternehmen gibt es auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
Ihre Vorteile:
Revisionssicher archivieren nach DSGVO / GOBD-konform
Jederzeit auf ältere Versionen von Dokumenten zugreifen können
Änderungen an Dokumenten sind nachvollziehbar
Gesamter Dokumentenlebenszyklus im Blick
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Die DOCBOX® ist das leistungsfähige ECM für die digitale Dokumentenarchivierung. Mit dem DMS speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital, revisionssicher sowie schnell wieder auffindbar.
DOCBOX® als Inhouse-Server-Version oder Cloudbasiert.
In der Cloud-Version liegen all Dokumente auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise). Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.
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