Word教學 W05 | 合併列印分頁設定，依"群組首"分頁
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- Опубликовано: 24 июл 2024
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=====本單元說明=====
在ACCESS列印報表時，可以依照"群組首"來設定資料分類列印的依據，而Word合併列印大家的設定方式，大多是一頁一筆記錄的作法，如果也想依照群組首來設定列印方式，其實只要運用小小的技巧也能達到。
例如本單元中的範例，依據部門為群組首，將部門所屬的員工都列印在同一份報表內，同樣的，依照訂單編號為群組首，將同一筆訂單內所購買的產品都列印在同一份報表，就是我們這部影片所要達到的目標。
．此影片錄製使用版本：Wordl365、Excel365
．範例下載：1drv.ms/u/s!Aqp4JwPG9GlVgst0h...
🎬單元大綱
00:00 單元範例說明
01:55 合併列印觀念說明
03:37 合併列印操作步驟
05:19 整理主文件
07:06 執行合併列印
10:18 整理Excel資料
12:02 使用合併列印規則判斷
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#Word教學 #合併列印 #Meiko微課頻道
![Sean Rii, Karyon, Sharzkii - Taungule [My Love] (Official Music Video)](http://i.ytimg.com/vi/eJoMuypbSzQ/mqdefault.jpg)
這影片真的太棒了，剛好能運用到手邊正在執行的案子，謝謝老師無私分享！
太棒了，很開心影片有幫助到你唷~
聲音溫柔, 技術高強, 佩服佩服!!!
謝謝🙏您美麗的讚美，開心極了😄
淺顯易懂~謝謝老師的分享
謝謝張popo的回饋，你的問題我還在處理中唷~
謝謝老師～～
太厲害了 解決我今天的困難
很開心可以幫助到你唷
太厲害啦，沒想到這麼好用
感謝回饋唷，Meiko收到了😊
太好了...一下子解決了我幾個問題..
我問過許多人都不知道這"next record"和"next recordif"的用法了.
還有如何能自動的將不同的記錄(影片中的"部門")分開的技巧..
深入淺出..又容易明白...
感謝...
嗯嗯，這部影片是專門為您錄製的唷，只是範例不一樣，希望能幫上些許😄，下一集的影片應該也可以幫助您公務上的使用唷
終於可以不用逐筆列印通知信函，而同一戶塞張數不一的信紙了。感謝Meiko老師！
很開心影片可以幫助到你唷~
謝謝, 合併列印雖然一早已識, 但無諗過可以用群組咁玩~~~THX 老師 ^^
嗯嗯，還有很多有趣的玩法唷
老師辛苦了。
謝謝你唷，製作影片真的蠻累的，哈哈
Meiko老師，你好，我是來自香港的，很喜歡你的教學，我想問為什麼不直接插入空白行而要用行差異，謝謝
其實使用行差異就是為了快速插入空白行，而快速插入空白行的方式也很多種，行差異是其中的一種，若只有兩三行要插入空白行，其實手動插入比較快，但是如果有數十個空白行要插入，就得運用一些技巧了，謝謝您喜歡我的頻道唷，也歡迎常常留言跟Meiko互動😊
老師，我想請問如果有一個欄位資料是序號，有沒有比較快的方法能針對不同群組，重新計數？
推
謝謝你的支持唷
感謝老師分享🙏🏻 想請教”編輯收件者清單“一直反白無法點擊，不知道是什麼原因🥲？
你有點啟動合併列印嗎？
你好,請問,若excel裡有二個工作表的資料都要作合併列印怎麼操作.
建議先將資料進行動態合併，如果不太知道如何合併，這星期日發布的影片會提到唷
老師，你好，我又遇到疑難，我已跟你的步驟大致做到，但為什麼我選全部打印出來，後面出現很多空白頁，例如我最後資料是工程部，應該就列印到工程部就完了，但不知那裡出錯，後來出現版面就是沒資料，只是的做樣本的文字檔，請老師指教，謝謝你
來源資料有沒有可能包含空白字元的資料列呢，檢查一下看看
老師晚安您好，想跟您請教一下，我想將excel的多筆資料匯入到word檔中的同一張表單來合併列印，之前我看過您的教學影片並以next record if的方式來操作但是顯示"無效的合併欄位"或"錯誤"也無法因有空白列來進行正確的群組列印，我有透過fb截圖傳給您，想拜託您幫忙解答，十分感恩!😂
已回覆囉
請教老師, 合併列印時, 如果每個檔案是2頁, 則依姓名分割檔案是不是就失效了?
分割檔案主要是依階層喔，影片中所提到的段落階層1與階層2的設定，切割的點都是在階層1，所以不管幾頁，都可以切割成一個檔案。
Meiko老師您好, 參考了您的教學試做後
有其它問題想請教
當我使用"Net Record if 不等於 空白"這個規則後
如果我在這個規則下方想再插入其它合併欄位
那些合併欄位都無法帶出資料 請問有解決方法嗎
以這個影片的WORD檔為例,
在部門欄位使用"Net Record if 不等於 空白"這個規則後
我想在這頁最未端再插入 excel檔的"部門"資料
這時 "部門"資料會帶不出來
我想過原因 應該是"Net Record if 不等於 空白"已經成立
所以在這之後的資料都會跳到下一頁去
但不知如何調整或解決
想請教老師 謝謝
是有更好的方法可以解決(使用其他軟體)，但是我還沒有時間錄製，你提到的這個問題，我星期六日再找時間測試看看，有解決方法在跟你說唷
@@meiko1 謝謝老師 麻煩您了
@Cheng Oliver 我錄製影片讓你參考，看看能不能解決你的問題唷，操作非常簡單
1drv.ms/u/s!Aqp4JwPG9GlVgtVKdfUJVLcEyVICRQ?e=HyeUDR
@@meiko1 老師您真是太強大了 經實測真的解決了我的問題
厲害又無私 感謝您的教學 受益良多
已訂閱您的頻道 有機會一直大力推廣您用心製作的影片給更多需要的人
再次感謝
@@0521oliver 很開心可以幫助到你，謝謝你對meiko的支持唷
當遇到群組中，1個群組中僅有1筆時，excel特殊目標插入1列空白列好像無法執行；word合併列印下規則「Next record if」好像也不會自動跳頁。
我測試後發生的問題有二：
一、當某些群組資料僅有1筆時，Excel會無法正確的插入空白列。
二、當某些群組資料筆數為10的倍數時(因Word的表格中，功能變數為10列)，資料合併後會產生空白表格的頁面。
請以下列巨集碼測試，並請回覆是否能夠解決您的問題。
Sub W05_插入空白列()
x = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = x To 3 Step -1
Cells(i, 1).Select
If Cells(i, 1) Cells(i - 1, 1) Then Selection.EntireRow.Insert , CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
If Cells(i, 1) = "" And Application.WorksheetFunction.CountIf(Range(Cells(2, 1), Cells(i - 1, 1)), Cells(i - 1, 1)) Mod 10 = 0 Then Selection.EntireRow.Delete
Next
End Sub
註：請先確認A欄資料為【主管姓名】
感謝除bug 並提供解決方式唷
謝謝老師無私分享❤❤
不過，這邊有個小問題，套印出的文件，能將沒有資料的空白列做刪除嗎？😅😅
其實用Word做出這樣群組列印已經有點吃力了，通常我是用ACCESS來到"依群組"列印報表，如果介意空白列，那把格線隱藏是否可以呢?
謝謝老師，期待您更多更精彩的教學影片🥳🥳
我列印時會出現一正常表單 一空白表單 要怎麼才能將空白表單 去除呢？
你的主文件內，就有空白頁面嗎?檢查一下，如果主文件的最後一頁是空白頁面，合併後的檔案也會有空白頁面，你嘗試刪除看看，如果不行，再寄來讓我看看唷 meikochang@gmail.com
封面是用什么做的，很好看
謝謝唷，素材是在Canva內找的，再用美編軟體後製一下
印象中老師有一個影片分享自動不同檔案給不同人的vba語法, 但現在找不到了...
不是VBA唷，應該是automate系列，你找找看唷
請問可以有一欄是統計每部門有幾人嗎?
雖然word可以放簡單函數，但建議可以再excel計算後再合併進來會輕鬆一點唷
老師 謝謝您的分享，請問如果有兩聯的狀況，以您的例子假設第一頁是XXX老師負責的學生清單，第二頁會出現XXX老師 簽收，XXX老師同時會在第一頁與第二頁出現，這樣兩聯的狀況，也能用此方式嗎? (我有試著自己用，但第二聯的XXX老師名字出不來)，謝謝。
你可以嘗試以下作法試試看，主文件變數檔設定為兩頁，兩頁內容一樣，唯獨第一頁的第一行設定為階層1，其餘都設定為階層2，之後再執行完成合併，合併至所有記錄。
@@meiko1老師 謝謝 請問您說的主文件變數檔是excel嗎？還是word?謝謝
Word唷，Excel是資料來源，不過，我類似的影片有蠻多部的，你有看過其他影片嗎?
W02、PDF05 ，會不會比較貼近你的需求，你參考看看，因為如果沒有要拆分為獨立檔案，就不需要設定階層，你試試看，若是沒有成功，再來訊息唷
@@meiko1感謝老師
@@meiko1老師 去看了 W02、PDF05 以及參考您上述作法，失敗。遇到的問題如下: 背景為張三負責8位學生，目的: 完成合併後第一頁顯示內容是張三負責的8位清單，第二頁顯示的是張三的簽收聯，但第二頁無法正常顯示張三名字(該欄位會跑不出名字)。是否word合併列印無法是兩頁的呈現方式? 感恩!
老師請教一下，我合併列印其他檔案時依照老師方式處理，但是在word完成與合併的個別編輯發現有些人被跳過沒有跑出來，但是確定有在編輯者清單內，檢查錯誤也沒有異常，請問這個可能是什麼原因造成呢？
檢查一下，是不是Next Record放錯位置唷
@@meiko1老師~請問有沒有可能我在word上的格子不是單欄而是雙欄造成無法識別next?
老師的看起來是一筆一列～
我的是word的同會列有兩筆資料分別隔成兩欄
可能還是要看到你的合併文件才能知道問題喔
老師好～我截圖email給您
@@YYYYE921 回信囉
合併列印資料來源如果是excel表格，遇到數字時常會顯示為多位數的小數，例如16會變成15.99999。
方法一 更改連結方式：
開啟Word後，點選【檔案】【其他】【選項】【進階】找到【一般】後，將【開啟舊檔時確認格式轉換(V)】打勾，如此在合併列印時，就可以透過DDE連結，將Excel的格式帶入Word的表格中。【註：實務上在打勾後，有些會計軟體(其他軟體我不知)在轉換成Word檔案時，會有許多問題產生，故不建議使用，畢竟透過DDE連結是Office97以前使用的連結方式】
方法二 在Excel處理：
增加輔助欄，使用Text函數轉換成各種【文字】的格式。例如：【 =TEXT(考核成績,"0") 】
方法三 在Word處理：
在 «考核成績» 上按右鍵，點選【切換功能變數代碼(T)】後顯示為【 { MERGEFIELD 考核成績 } 】將其修改為【 { MERGEFIELD 考核成績\# "0" } 】以後，再點選【切換功能變數代碼(T)】即可。
謝謝Chyi 提供的方法，我通常會在excel先處理好四捨五入或無條件進位後，再到word使用方法三修改功能變數
搭版請教, 我遇到的問千元以上的數字,沒辦法顯示","號
@@user-gt3ky5ex3o 將 "0" 改成 "#,##0" 即可
註：Excel 和 Word 都適用。
問題一：如果在excel 上加上主管email欄位，合併列印並自動發送email給各主管，結果只有發送給最後一位。想問問老師有什麼方法解決呢？
問題二：
如果有多筆資料，能否讓表格根據筆數自動出現，避免資料少的時候下方大量空白表格
謝謝老師
如果合併列印後，可以設定第一筆資料要列印幾份，第二筆資料要列印幾份嗎？
可以用列印的方式設定，也可以從記錄本身處理，例如第一筆要列印兩份，就有兩筆記錄
@@meiko1 如果是記錄處理要怎麼做？
如果來源資料ex要設定第一筆資料列印份數，要怎麼做？
第一筆嗎?如果只有一筆，建議你游標停留在第一筆，然後再列印設定中，設定你要列印的份數就可以。
100多筆，每筆列印份數不同？
可能得先知道每一筆要印幾份，再用VBA輔助
@@meiko1 例如第一筆列印4份，第二比3份，依需求
一定要用365才做到嗎？
不用喔，應該適用於大部分版本
@@meiko1 謝謝你
更新標籤的功能沒有在片內提及 😁
05:11 有說步驟五用不到
謝謝@陳至正幫我回覆唷，不然我得再回頭查找時間，哈哈 ，我猜想@willie chan 想聽標籤是嗎？
@@meiko1 是的，想知道在什麼情況之下會使用 😁
合併列印標籤就可以用到，往往信封太小；太大或太厚，無法讓印表機吃進去時，就會到書局購買標籤(標籤的種類很多種)，可以使用Word執行合併列印標籤，尺寸設定好之後，在合併列印步驟中，就會用到步驟五(更新標籤)，將所有變數更新到每一張標籤上，就雷同複製貼上。
部門 序號 員工姓名
生產部 1 張忍
以下空白
如何用合併列印來做到「以下空白」呢？
影片10:40開始，老師在EXCEL插入一列，如果是插入兩列後，在每個第一列空白列的Ｃ欄位置輸入「以下空白」，應該可以達到您要的效果。
@@chyishieh8692
謝謝，那...還有沒有其他方式？
老師的分享是在指導大家WORD合併列印更好的使用方法；本人因工作關係，每天都需要使用EXCEL，對WORD的認知並不深入，故無法以修改WORD回覆您的詢問。
本人以EXCEL方式回覆，敬請批評指導。
一、下載老師的EXCEL檔案。
二、在 (M) 表A欄前插入空白欄。
三、A2儲存格輸入【 =C2&D2 】，複製到A3:A25。
四、新增工作表，A1儲存格輸入【 =INDEX('第一季各部門員工考核成績(M)'!B:B,MATCH(A3,'第一季各部門員工考核成績(M)'!C:C,))&"主管您好，以下是"&A3&"部門，員工第一季考核結果通知" 】
五、A2~E2儲存格依序輸入【部門】【序號】【員工編號】【員工姓名】【考核成績】。
六、A3儲存格製作下拉清單【資訊部,管理部,研發部,會計】
七、A4儲存格輸入【 =IF(B4="",IF(B3="","","以下空白"),A3) 】，複製到A5:A12。
八、B3儲存格輸入【 =IFERROR(VLOOKUP($A$3&ROW()-2,'第一季各部門員工考核成績(M)'!A:G,4,),"") 】，複製到B4:B12。
九、C3儲存格輸入【 =IFERROR(VLOOKUP($A$3&ROW()-2,'第一季各部門員工考核成績(M)'!A:G,5,),"") 】，複製到C4:C12。
十、D3儲存格輸入【 =IFERROR(VLOOKUP($A$3&ROW()-2,'第一季各部門員工考核成績(M)'!A:G,6,),"") 】，複製到D4:D12。
十一、E3儲存格輸入【 =IFERROR(VLOOKUP($A$3&ROW()-2,'第一季各部門員工考核成績(M)'!A:G,7,),"") 】，複製到E4:E12。
註：1.上表完成後，請自行調整位置及寬高。
2.本次臨時做出之表格，未做防呆作為，如有謬誤，敬請見諒。
@張忍，你是不是已經有做法了，在讓大家動動腦呀~
可以在Word執行合併列印時，在«Next Record If (下一筆紀錄條件)»«部門»中間，再插入一個規則，使用if ...then....else ，條件設定，欄位=部門，比較=空白，條件成立，輸入"以下空白"，但是這樣空白列每列都會出現以下空白，可以再看看有沒有更好的方式處理唷~
脑袋瓜子必须非常灵光才能做到这种难度的表格吧。
哈哈~合併列印有好多種變化唷，有機會再慢慢分享上來~