Ich nutze die Aufgabenverwaltung von Outlook täglich. Ziemlich nutzlos finde ich die voreingestellte Erfassungsmaske. Diese habe ich - mühsam - an meine Arbeitsweise angepasst.
Klasse Tips, vielen Dank! Wenn ich eine Mail zur Aufgabe gemacht habe, kann ich Sie dann "endgültig löschen" und aus der Aufgabe trotzdem noch aufrufen? Beste Dank Timo
Theoretisch schon. Ich persönlich lege die Mail aber in meinen Archiv-Ordner ab. Dann finde ich sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt über die Suchfunktionn wieder.
@@buerokaizendigital Herzlichen Dank für die schnelle Antwort! Ohne jetzt hier einen langen Schriftwechsel anschieben zu wollen, dennoch die Anschlussfrage nach der Begründung: Welche Vor und Nachteile hat die Archivierung? Gibt es hierzu schon ein Video? Beste Grüße Timo
@@timolecybyl6291 Was machst du denn bisher mit deinen Mails nachdem du sie beantwortet hast? Werden die dann gelöscht? Hier vielleicht ein paar grundsätzliche Gedanken zum Thema E-Mail-Ablage ruclips.net/video/JWRUef65QCE/видео.html
@@buerokaizendigital auch ein hervorragendes Video! Besten Dank! Bisher bleiben die gesendeten chaotisch im Ordner "gesendete Elemente" Übrigens werde ich sie, wo ich nur kann, weiter empfehlen. Nicht nur die Videos sind stark, sondern auch die Antworten und Antwortzeiten hier 💪
Ich finde die Videos wirklich sehr hilfreich. Ich habe allerdings immer das Problem, dass Aufgaben zu lange dauern oder es einfach zu viele Aufgaben für den Tag gibt. Leider kann man diese in der gezeigten Variante schlecht priorisieren. Daher habe ich eher über meinen Outlookkalender gearbeitet und die Aufgaben und Wiedervorlagen als Termin eingetragen. So habe ich immer nur so viele Aufgaben wie ich in meiner Arbeitszeit schaffe (meistens zumindest ;) und habe gleich einen komplette Todoliste für meinen Tag mit allen Terminen, Aufgaben und Erinnerungen. Es wäre wirklich wahnsinnig hilfreich, wenn Outlook die Aufgaben noch irgendwie mit dem Kalender verknüpfen könnte und man in die Aufgaben auch die Bearbeitungszeit eintragen könnte. Für manche Aufgaben braucht man nur 15min für anderer wieder 3h. Hat jmd einen Lösungsvorschlag?
Vielen Dank, das freut uns. Sie können die Aufgaben auch unter den Terminen im Kalender anzeigen lassen (Über Ansicht die "Tägliche Aufgabenleiste" einblenden in der Wochen oder Tagesansicht). Wenn man alle Aufgaben im Kalender einträgt muss man sehr orderntlich arbeiten, und alle nicht geschafften Aufgaben immer verschieben. Sonst vergisst man schnell etwas. Ansonsten ist Planung sehr wichtig, sowohl bei Terminen als auch bei Aufgaben. Da haben wir mehrere Videos in unserem Kanal.
Hallo, ich habe eine Frage zur Kalenderfreigabe und Berechtigungen: Welche Einstellungen muss ich als Admin vornehmen, damit standardmäßig die Kalender von allen Kollegen in einer Organisation freigegeben sind bzw. eingesehen werden können? Und zwar so das alle Details sichtbar sind. Im Moment zeigt es nur "gebucht" an. Ich hoffe ihr könnt mir helfen. Liebe Grüße,
Was spricht dagegen, die Aufgaben, für die man noch kein Datum vergeben kann, einfach trotzdem in die Aufgabenliste in Outlook reinzunehmen? Wenn man weiß, dass alle Aufgaben, die terminiert werden können, terminiert sind, funktioniert das System doch genauso gut oder nicht?
Zeiten würde ich nur überschlägig planen (im Kopf überlegen ob die geplanten Aufgaben für einen Arbeitstag machbar sind). Wenn man das fein plant mit genauen Zeiten ist es zu viel Aufwand. Meist schätzt man den Aufwand einer Aufgabe zu gering ein. Also besser etwas weniger einplanen und Puffer berücksichtigen.
Outlook Autoresponder: Auf Eurer Website wird erklärt, wie ein Autoresponder eingerichtet wird. Hier jetzt leider nicht. Aber: Das löst mein Problem nicht. Ich habe einen Autoresponder eingerichtet. Der wird auch ausgelöst, wenn mir Mandanten eine neue(!) Mail ("neue Mail verfassen") schicken. Die meisten Mandanten schreiben mir aber keine neue(!) Mail, sondern suchen aus ihrem eigenen Posteingang einfach die alte Mailkorrespondenz, drücken dann auf "antworten" und schreiben mir so eine Mail. Aber durch so eine Mail an mich wird der Autoresponder nicht ausgelöst. Gibt es eine Möglichkeit, dass der Autoresponder auch auslöst, wenn mir auf alte Mails von mir per "antworten" gemailt wird?
Meines Wissens ist es so: Jeder Absender einer E-Mail bekommt die Abwesenheitsnachricht nur 1x (egal ob neue E-Mail oder Antwort auf eine bestehende E-Mail). Also wenn ein Kunde mir in meiner Abwesenheit 10 E-Mails schickt, dann bekomt er nur bei der ersten E-Mail eine Abwesenheitsnachricht. Hier gibts auch ein passendes Video bei uns: ruclips.net/video/IW98wbh0GCk/видео.html
@@buerokaizendigital Vielen Dank. Mein Problem: Mich fragen meine Stamm-Mandaten jedes Jahr dieselben Fragen. Ich habe dazu einen FAQ-Autoresponder erstellt. Denn sollen die einfach jedes Mal bekommen, jedes Jahr auf's neue. :-)
Zu Tipp Nr. 4: Mir ist es mehrfach passiert, dass Outlook die in die Aufgabe verknüpften Emails eigenmächtig umsortiert hat, was dazu führte, dass ich praktisch nichts mehr wieder gefunden habe. Das mag daran liegen, dass ich mir nicht abgewöhnen kann - oder will -, in ganzen Sätzen zu schreiben. Ich nutze die Outlook-Aufgaben quasi als Arbeitstagebuch. Meine Frage: kann ich statt dessen in die eigentliche Outlook-Aufgabe nur ein einfaches Word-Dokument einbinden und dann alles andere dort, oder stößt Outlook auch damit an seine Grenzen?
Kann man Aufgaben im Kalender mit Zeiten von... bis... z. B. 30 Minuten hinterlegen? Die Aufgabenliste ist zwar sehr schön übersichtlich, aber ich möchte halt die Zeit die ich für die Aufgabe benötigte, im Kalender hinterlegen. Hintergrund, man wird oft mit viele Besprechungsanfragen zugebucht, so dass oft keine Zeit zum Abarbeiten der Aufgaben übrig ist. Hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt. Danke schön mal. Viele Grüße Susanne
Hallo Susanne, ja das geht! Dazu musst du in Outlook in den Bereich "Kalender" gehen, dann eine der Wochen- oder die Tagesansicht auswählen (in der Monatsansicht geht das nicht) und dann in der Menüleiste "Ansicht" die sogenannte "Tägliche Aufgabenleiste" einblenden. Jetzt werden unterhalb der Termine deine Aufgaben aufgelistet, die du dir per Drag & Drop in den Kalender ziehen kannst. Die Aufgabe bleibt dann weiterhin auf deiner Aufgabenliste stehen (sie wird also nicht verschoben) und zusätzlich wird ein Zeitfenster im Kalender blockiert. Ich hoffe, das war was du gemeint hast. Liebe Grüße, Felix
Büro-Kaizen digital Hallo Felix, jawohl, genau das habe ich gemeint, das klingt gut. Ich probiere es morgen gleich mal aus berichte wieder. Danke schon mal für deine schnelle Antwort. LG Susanne :-)
Hallo, ich habe outlook 2016. Bei Sortierung der Aufgaben nach Fälligkeit erhalte ich nur eine wochenweise Anzeige (z.B. Fälligkeitsdatum: nächste Woche) aber nicht fällig am xx.xx. Wie bekomme ich das geändert? Danke für Rückmeldung!
Hallo Mel, damit die Aufgaben tageweise angeordnet werden, müssen die Aufgaben in den Ansichtseinstellungen nicht nach dem Fälligkeitsdatum sortiert, sondern gruppiert werden. Das wird in den Ansichtseinstellungen unter "Gruppieren..." eingestellt. Innerhalb der einzelnen Tage kann die Sortierung dann zum Beispiel alphabetisch oder noch besser nach Priorität erfolgen. Dazu haben wir ein sehr interessantes Video zur sogenannten 25.000-$-Methode: ruclips.net/video/0gkKaH0oEsc/видео.html Ich hoffe, das hilft dir weiter. Liebe Grüße, Felix
Geniale Tipps! Vielen Dank für dieses Tutorial! 😊
sehr schön Ideen. Probiere ich direkt aus. Danke für die großartige Idee. Freue mich auf weitere Videos.
Ein super Erkältung 🙋🏻👍
Klasse und besten Dank. Sehr hilfreich🎉
Ich nutze die Aufgabenverwaltung von Outlook täglich. Ziemlich nutzlos finde ich die voreingestellte Erfassungsmaske. Diese habe ich - mühsam - an meine Arbeitsweise angepasst.
Klasse Tips, vielen Dank!
Wenn ich eine Mail zur Aufgabe gemacht habe, kann ich Sie dann "endgültig löschen" und aus der Aufgabe trotzdem noch aufrufen?
Beste Dank
Timo
Theoretisch schon. Ich persönlich lege die Mail aber in meinen Archiv-Ordner ab. Dann finde ich sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt über die Suchfunktionn wieder.
@@buerokaizendigital Herzlichen Dank für die schnelle Antwort!
Ohne jetzt hier einen langen Schriftwechsel anschieben zu wollen, dennoch die Anschlussfrage nach der Begründung: Welche Vor und Nachteile hat die Archivierung?
Gibt es hierzu schon ein Video?
Beste Grüße
Timo
@@timolecybyl6291 Was machst du denn bisher mit deinen Mails nachdem du sie beantwortet hast? Werden die dann gelöscht? Hier vielleicht ein paar grundsätzliche Gedanken zum Thema E-Mail-Ablage ruclips.net/video/JWRUef65QCE/видео.html
@@buerokaizendigital auch ein hervorragendes Video! Besten Dank!
Bisher bleiben die gesendeten chaotisch im Ordner "gesendete Elemente"
Übrigens werde ich sie, wo ich nur kann, weiter empfehlen. Nicht nur die Videos sind stark, sondern auch die Antworten und Antwortzeiten hier 💪
@@timolecybyl6291 Danke, das freut uns sehr 😊👍
Ich finde die Videos wirklich sehr hilfreich. Ich habe allerdings immer das Problem, dass Aufgaben zu lange dauern oder es einfach zu viele Aufgaben für den Tag gibt. Leider kann man diese in der gezeigten Variante schlecht priorisieren. Daher habe ich eher über meinen Outlookkalender gearbeitet und die Aufgaben und Wiedervorlagen als Termin eingetragen. So habe ich immer nur so viele Aufgaben wie ich in meiner Arbeitszeit schaffe (meistens zumindest ;) und habe gleich einen komplette Todoliste für meinen Tag mit allen Terminen, Aufgaben und Erinnerungen. Es wäre wirklich wahnsinnig hilfreich, wenn Outlook die Aufgaben noch irgendwie mit dem Kalender verknüpfen könnte und man in die Aufgaben auch die Bearbeitungszeit eintragen könnte. Für manche Aufgaben braucht man nur 15min für anderer wieder 3h. Hat jmd einen Lösungsvorschlag?
Vielen Dank, das freut uns. Sie können die Aufgaben auch unter den Terminen im Kalender anzeigen lassen (Über Ansicht die "Tägliche Aufgabenleiste" einblenden in der Wochen oder Tagesansicht). Wenn man alle Aufgaben im Kalender einträgt muss man sehr orderntlich arbeiten, und alle nicht geschafften Aufgaben immer verschieben. Sonst vergisst man schnell etwas. Ansonsten ist Planung sehr wichtig, sowohl bei Terminen als auch bei Aufgaben. Da haben wir mehrere Videos in unserem Kanal.
Hallo, ich habe eine Frage zur Kalenderfreigabe und Berechtigungen:
Welche Einstellungen muss ich als Admin vornehmen, damit standardmäßig die Kalender von allen Kollegen in einer Organisation freigegeben sind bzw. eingesehen werden können? Und zwar so das alle Details sichtbar sind. Im Moment zeigt es nur "gebucht" an.
Ich hoffe ihr könnt mir helfen.
Liebe Grüße,
Was spricht dagegen, die Aufgaben, für die man noch kein Datum vergeben kann, einfach trotzdem in die Aufgabenliste in Outlook reinzunehmen? Wenn man weiß, dass alle Aufgaben, die terminiert werden können, terminiert sind, funktioniert das System doch genauso gut oder nicht?
Ist ein guter Tipp. Wie plane ich die Zeiten für die Aufgaben sinnvoll
Zeiten würde ich nur überschlägig planen (im Kopf überlegen ob die geplanten Aufgaben für einen Arbeitstag machbar sind). Wenn man das fein plant mit genauen Zeiten ist es zu viel Aufwand. Meist schätzt man den Aufwand einer Aufgabe zu gering ein. Also besser etwas weniger einplanen und Puffer berücksichtigen.
gut gemacht! Danke
Danke fürs Feedback. Das freut uns 😃
Outlook Autoresponder: Auf Eurer Website wird erklärt, wie ein Autoresponder eingerichtet wird. Hier jetzt leider nicht. Aber: Das löst mein Problem nicht.
Ich habe einen Autoresponder eingerichtet. Der wird auch ausgelöst, wenn mir Mandanten eine neue(!) Mail ("neue Mail verfassen") schicken. Die meisten Mandanten schreiben mir aber keine neue(!) Mail, sondern suchen aus ihrem eigenen Posteingang einfach die alte Mailkorrespondenz, drücken dann auf "antworten" und schreiben mir so eine Mail. Aber durch so eine Mail an mich wird der Autoresponder nicht ausgelöst. Gibt es eine Möglichkeit, dass der Autoresponder auch auslöst, wenn mir auf alte Mails von mir per "antworten" gemailt wird?
Meines Wissens ist es so: Jeder Absender einer E-Mail bekommt die Abwesenheitsnachricht nur 1x (egal ob neue E-Mail oder Antwort auf eine bestehende E-Mail). Also wenn ein Kunde mir in meiner Abwesenheit 10 E-Mails schickt, dann bekomt er nur bei der ersten E-Mail eine Abwesenheitsnachricht. Hier gibts auch ein passendes Video bei uns: ruclips.net/video/IW98wbh0GCk/видео.html
@@buerokaizendigital Vielen Dank. Mein Problem: Mich fragen meine Stamm-Mandaten jedes Jahr dieselben Fragen. Ich habe dazu einen FAQ-Autoresponder erstellt. Denn sollen die einfach jedes Mal bekommen, jedes Jahr auf's neue. :-)
Zu Tipp Nr. 4: Mir ist es mehrfach passiert, dass Outlook die in die Aufgabe verknüpften Emails eigenmächtig umsortiert hat, was dazu führte, dass ich praktisch nichts mehr wieder gefunden habe. Das mag daran liegen, dass ich mir nicht abgewöhnen kann - oder will -, in ganzen Sätzen zu schreiben. Ich nutze die Outlook-Aufgaben quasi als Arbeitstagebuch. Meine Frage: kann ich statt dessen in die eigentliche Outlook-Aufgabe nur ein einfaches Word-Dokument einbinden und dann alles andere dort, oder stößt Outlook auch damit an seine Grenzen?
Kann man Aufgaben im Kalender mit Zeiten von... bis... z. B. 30 Minuten hinterlegen?
Die Aufgabenliste ist zwar sehr schön übersichtlich, aber ich möchte halt die Zeit die ich für die Aufgabe benötigte, im Kalender hinterlegen. Hintergrund, man wird oft mit viele Besprechungsanfragen zugebucht, so dass oft keine Zeit zum Abarbeiten der Aufgaben übrig ist. Hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt.
Danke schön mal.
Viele Grüße Susanne
Hallo Susanne, ja das geht! Dazu musst du in Outlook in den Bereich "Kalender" gehen, dann eine der Wochen- oder die Tagesansicht auswählen (in der Monatsansicht geht das nicht) und dann in der Menüleiste "Ansicht" die sogenannte "Tägliche Aufgabenleiste" einblenden. Jetzt werden unterhalb der Termine deine Aufgaben aufgelistet, die du dir per Drag & Drop in den Kalender ziehen kannst. Die Aufgabe bleibt dann weiterhin auf deiner Aufgabenliste stehen (sie wird also nicht verschoben) und zusätzlich wird ein Zeitfenster im Kalender blockiert. Ich hoffe, das war was du gemeint hast. Liebe Grüße, Felix
Büro-Kaizen digital
Hallo Felix,
jawohl, genau das habe ich gemeint, das klingt gut. Ich probiere es morgen gleich mal aus berichte wieder.
Danke schon mal für deine schnelle Antwort.
LG Susanne :-)
Hallo Susanne,
super - bin gespannt was du dazu sagst :).
LG, Felix
Büro-Kaizen digital
Hallo Felix, dein Tipp klappt hervorragend. Dankeschön dafür und die optimale Beschreibung.
LG Susanne ☆☆☆☆☆
Hallo, ich habe outlook 2016. Bei Sortierung der Aufgaben nach Fälligkeit erhalte ich nur eine wochenweise Anzeige (z.B. Fälligkeitsdatum: nächste Woche) aber nicht fällig am xx.xx. Wie bekomme ich das geändert? Danke für Rückmeldung!
Hallo Mel, damit die Aufgaben tageweise angeordnet werden, müssen die Aufgaben in den Ansichtseinstellungen nicht nach dem Fälligkeitsdatum sortiert, sondern gruppiert werden. Das wird in den Ansichtseinstellungen unter "Gruppieren..." eingestellt. Innerhalb der einzelnen Tage kann die Sortierung dann zum Beispiel alphabetisch oder noch besser nach Priorität erfolgen. Dazu haben wir ein sehr interessantes Video zur sogenannten 25.000-$-Methode: ruclips.net/video/0gkKaH0oEsc/видео.html
Ich hoffe, das hilft dir weiter. Liebe Grüße, Felix
Vielleicht eine Überblick über "delegieren" ist eine Ergänzung