Hier noch der Link zum Videokurs (paperless-ngx Masterclass): www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass Und hier der zum Einzugscanner: amzn.to/3Q20dkX (Affiliate-Link). Was steht auf eurem Schreibtisch so rum? Schreibt es mir in die Kommentare :) Hier noch das versprochene Video zur Briefpostdigitalisierung: ruclips.net/video/jX1RDxtpGgE/видео.html&ab_channel=DigitalisierungmitKopf
Ich habe paperless-ngx nun 2 Tage im Dauerstress und bin begeistert, danke für Dein Update 2023, wodurch Du das Thema bei mir wieder auf die ToDo-Liste gebracht hast. Hier vielleicht einige Infos welche für die Mitlesenden interessant sein können. - paperless-ngx läuft absolut stabil und schafft auch Massenverarbeitung, bei mir >2000 Dokumente in einem Durchlauf - doppelte Dokumente werden nicht gescannt, es erfolgt eine Meldung im Protokoll - fehlerhafte Verarbeitungen werden nachvollziehbar dokumentiert (das ist mir extrem wichtig, ich will mich auf das System zu 100% verlassen können) Als Nebeneffekt des Updates meines Setups habe ich bemerkt, dass mein Scansnap ix500 per cloudscan (ohne PC direkt ins Netz, bei mir gdrive) mittlerweile auch durchsuchbare PDFs erzeugt. Das war früher nicht so. Diese PDFs kann nun meine Synology DS220+ durch den Medienscanner direkt finden, gesucht nach Namen und Inhalt (!). Von daher wäre paperless-ngx fast wieder überflüssig, da es mir im Wesentlichen um das Wiederfinden der Dokumente geht. Die Kombination mit der Webseite und Vorschau von paperless-ngx macht das Ganze jedoch unglaublich perfekt ;-)
Tolles Setup für das neue Jahr, danke für deine Videos. Würde mich über ein Video zum Brother ADS freuen, wo Einstellungen wie zum Beispiel für die Kassenzettel Thema sind und die Einrichtung für das Scanen auf einen Ordner in einem NAS System. Das wäre toll!
Vielen Dank für dein Video! Finde es immer sehr spannend, wie andere arbeiten, also mit welchen Konzepten bzw. welche Gedanken man sich gemacht hat bis zur Lösung. Um etwas für meine eigenen Use Cases zu lernen.
Hallo, ich habe die letzten Tage den Kanal gefunden und bin begeistert. Ich möchte alles umstellen und digitalisieren. Wie und wo fange ich als Anfänger am besten an, also Computer Laie. Sind die ältesten Videos noch aktuell? Vielen herzlichen Dank für Hilfe, Tipps und Unterstützung
Freut mich :) Als absoluter Laie würde ich dir tatsächlich den Videokurs hier empfehlen, da gehe ich auf sämtliche benötigte Hard- und Software ein und beschreibe anschließend das Zusammenspiel: www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass
Hallo Stefan, danke für das tolle Video! Kannst du vielleicht noch ein Video machen bzw. ein Blogeintrag, wo du schreibst was du für weitere Produkte für dein Homeoffice/Arbeitsworkflow verwendest? - beispielsweise Schreibtisch, Bürostuhl, Lampen (Lichtquellen) usw. Wäre für mich sehr interessant, da ich nicht weis was ich kaufen soll. Danke dir schon mal :)
Super Video. Wir haben seit längerem einen großen Kyocera mit einem wirklich guten Scanner integriert. Leider habe ich das Problem, dass ich sehr häufig Kassenbons scannen muss. Zu dem Thema Kassenbons: Benutzt du eine Software, bzw. ein OCR-Erfassungsprogramm, um zum Beispiel Datum, Betrag usw. automatisch zu erkennen? Ich suche da seit langem eine Lösung, habe aber noch nichts befriedigendes gefunden...
Mit iPhone und Laptop zu arbeiten, sehe ich eher als Rückschritt und old school. Für was benötigt man noch ein Laptop? Ich arbeite immer mehr nur noch iPad only. Mit dem neuen iOS 16.2 und dem externen Monitor Support ist das die viel bessere Möglichkeit, als mit einem Laptop.
Das kommt auf den Use-Case an. Sowohl auf der Couch als auch unterwegs in Bahn und Flugzeug bin ich mit dem Laptop wesentlich schneller, egal was ich mache. Und für Videoschnitt fängt es am iPad erst langsam an mit ernstzunehmender Software.
@@DigitalisierungmitKopf das ist glaub ich Übungssache. Ich mit mit dem iPad viel schneller. Die Combo Tastatur mit Trackpad von Logitech ist dafür ideal gemacht.
Nur noch iPad wäre ein Traum. Klappt bei mir leider auch nicht. Alleine die Office Anwendungen sind auf dem iPad nicht für mich gemacht. Excel als pdf zu exportieren geht zwar. Aber ohne Druckbereich Festlegung zerschießt es mir ständig das pdf in wilde Abschnitte. Sehr schade. Ansonsten würde es mir fast reichen. Bin aber auch auf ein MacBook Air gegangen weiß schneller geht. Ich wünsche euch allen einen guten Rutsch.
iPad habe ich versucht aber auch bei mir ist das keine Option. Viele Anwendungen gibt es nicht, viele Funktionen gibt es nicht, Akkulaufzeit ist ebenfalls schlechter und ich arbeite wieder mit zu vielen Adaptern. Da bin ich mit dem MacBook deutlich flexibler und schneller.
Sehr cool! Danke für das hilfreiche Video, dass mir einige Recherchezeit erspart hat! Verwendest du bei dem großen Monitor eine Software für das Fenstermanagement zur Desktopaufteilung? Wenn ja, welche Software nutzt du dazu auf dem Mac bzw. Windows?
Hallo Stefan, super Video, war richtig interessant. Ich finde deine Videos echt immer klasse, macht Spaß zum zuschauen. Hätte mal eine Frage zu Deiner NAS? Lässt Du die komplett durchlaufen oder hast du einen Energieplan aktiv? Ich bin am überlegen ob ich meine DS220+ 24/7 laufen lasse oder mit den Energieoptionen von Synology arbeite
Danke dir! Aktuell lasse ich ihn 24/7 durchlaufen, was aber eigentlich wenig sinnvoll ist. Ich werde mir demnächst mal die Zeit nehmen das zu ändern, danke für die Erinnerung :)
@@DigitalisierungmitKopf Lässt sich ja einfach einstellen. Nur viele raten ja davon ab, dass die Platten in den Ruhestand fahren, gerade wenn man NAS Platten wie die WD Red verbaut hat. Bin mir nicht ganz schlüssig was ich mache 😄
Hallo Stefan, cooles Setup! Ein Tipp von mir wäre noch, ein USB-C Dock bzw. Hub mit externer Stromversorgung und 90W Output zwischen den Monitor und das MacBook zu schalten, dann hast du wieder nur ein Kabel was du verbinden musst um das MacBook zu laden und das Bildsignal zu übertragen!
Gute Idee 👍 Allerdings nutze ich Thunderbolt 3 und möchte nicht auf USB-C (3.0 oder 3.1) downgraden, um mehr Bandbreite für die anderen Ports zu haben.
@@LeonRedlich in der Tat. Ich selbst habe von CalDigit das TS4 und bin sehr zufrieden! Monitor läuft, LAN läuft (und damit dann auch der NAS mit Höchstgeschwindigkeit), MacBook lädt, Maus und Tastatur läuft und so weiter und so fort. Ich habe es Mitte diesen Jahres für knapp 400€ geschossen. Damit ist es echt kein Schnapper, aber in meinen Augen ist es das Geld echt wert. Gerade wenn man dann durch einen optimierten Workflow wieder mehr Geld verdient
Hallo Stefan, deine Videos sind wirklich toll! Eine Frage, die mir aber seit geraumer Zeit im Kopf "rumgeht": Wie steht es den um die Revisionssicherheit bei PaperlessNGX? Ich war vor 13 Jahren auch mal kurzzeitig im DMS-Business tätig. Damals waren die Anforderungen der Finanzbehörden an digitale Archive exorbitant hoch. Dokumente durften z.B. nur zu GIF-Dateien verscannt werden, da bei GIF keine Kompression stattfindet, am besten in Farbe und mit 600 dpi.. Auch mußten die Speichermedien auf denen das Archiv gespeichert wurde, eine Änderung unmöglich machen (z.B. Laser-WORM-Discs oder spezielle Firmware für die Filer von Netapp), nicht mal digitale Signaturen der Dokumente als Veränderungsschutz wurden akzeptiert. Ist das denn heute immer noch so? Das wäre auch mal ein spannendes Thema für ein Video.
Gute Frage, die höre ich oft. Ich sehe das so: Wenn man ein Unternehmen führt, braucht man auch ohnehin ein Buchhaltungs-Tool. Ich selbst nutze dafür LexOffice (Affiliate: tidd.ly/3tCYrj0), das von Haus aus dafür gemacht wurde und auch mit der Zertifizierung wirbt. Paperless-ngx hingegen nutze ich, um die Dokumente selbst zu finden und damit zu arbeiten. Also ist die Trennung quasi so: lexoffice fürs Rechtliche, paperless-ngx für meine eigenen Abläufe. Wenn man die Originale dann noch behält, sollte es eigentlich keine Probleme geben (kann man ja lose in einen Karton legen nach dem Scannen).
Hey, tolles Video! Wieso hast du dich für zwei verschiedene Betriebssysteme entschieden - also MacOS und Windows? Sind dir dabei irgendwelche Nachteile über die Zeit aufgefallen?
Danke! Ich habe mich nur für MacOS entschieden, Windows war die Entscheidung meines Arbeitgebers, bei dem ich als Ingenieur angestellt bin ;) MacOS ist für mich perfekt, Windows leider nicht. Allerdings kommt man im Ingenieurs-Alltag häufig nicht an Programmen vorbei, die es nur für Windows gibt.
Hallo Stefan, erst mal ein großes Lob an deine Videos. Ich finde die ruhige und klare Art wirklich super. Ich habe auf meine DS920+ Paperless NGX über dein Konfigurations-Profil installiert und das ging super einfach. Es ergeben sich jetzt nur zwei Fragen, die ich bis jetzt noch nicht herausgefunden habe... 1. Kann ich auch aus der Ferne auf meine Dokumente in Paperless zugreifen? 2. Wie installiere ich Updates von Paperless? Grüße Dennis
Danke für das Lob! Antwort 1 sollte mein neuestes Video geben :) Updates sind ganz einfach über "sudo docker-compose pull" möglich. Ausführlicher siehe Cheat Sheet: www.digitalisierung-mit-kopf.de/collections/downloads/products/paperless-ngx-cheat-sheet-wichtigste-befehle
Vielen Dank für das tolle Video. Ich versuche gerade mein Papierloses Büro umzusetzen. Ich habe mir den empfohlen Scanner von Brother geholt. Wie bekomme ich die Scans in die iCloud von Apple ohne Rechner? Und wie trenne ich mehrere Seiten automatische mit Tags bzw. Namenserweiterungen? Der Workflow scheint nur mit Google, OneDrive oder Dropbox zu funktionieren. Ist das so? Hast Du ein Rat?
In die iCloud ohne Endgerät zu scannen geht nicht. Du kannst auf ein Netzlaufwerk wie z.B. einen NAS speichern. Und wenn dort paperless-ngx läuft, kannst du alle Automatisierungen dort laufen lassen.
Hallo Stefan, danke für das Video. Durch deine alten Videos bin ich auch zum Thema paperlessoffice gekommen. Auch durch die Kommentare unter einen deiner Videos bin ich zu paperless-ngx gekommen. Würde ich immer wieder machen. Magst du mir die Einstellungen für die Kassenzettel verraten ;) ?
Kurze Frage zu dem Scanner. Ich nutze den gleichen und habe das Problem mit den Kassenzetteln. Was muss ich wo einstellen, damit ich diese quasi endlos scannen kann? Thx
@benjaminbecker1734 @chjos Habe dafür ein zusätzliches Profil angelegt, somit nun 2 Schnellwahltasten vorhanden - einmal für reguläre A4 Dokumente, einmal für Kassenzettel: Wichtig beim Kassenzettel-Profil ist: Qualität: NICHT auf Auto, sondern auf Farbe, Grau oder S/W einstellen (habe es auf S/W und erziele damit gute Ergebnisse) Auflösung: maximal 300dpi (bei höheren Auflösungen kann "Langes Papier" nicht mehr gewählt werden Dokumententyp: Langes Papier Schmal Leerseite überspringen: aus 2-Seitiger Scan: aus Fortlaufender Scan: aus Danach klappts auch mit den längsten Kassenzetteln :)
Sehr cleanes Setup 👌 Edit: Schade dass der Monitor nur 60W liefert. Habe selbst einen Thunderbolt-Monitor von Lenovo (ThinkVision) der 90W liefert. Das reicht dann tatsächlich für fast alle Computer. Der hat zusätzlich ein integriertes Dock (USB-A, USB-C, Ethernet, usw) und liefert damit alle Anschlüsse nach, die die normalen Laptops nicht mehr haben. Kann ich nur wärmstens auch für deine Workstation empfehlen.
Hallo Stefan, sehr schönes Setup! Wir sind ein 4-Mann Büro und überlegen gerade ein NAS anzuschaffen. Ist die Synologie eingentlich "laut"? Hintergrund: ich würde sie wahrscheinlich direkt hinter meinem Schreibtisch platzieren.
Wie hast du es gelöst das du zwei Lappys anschließt. Bzw switch jedes mal umstecken ? Hab das Problem das auch zwischen Arbeit und Privat switchen muss
Hallo Stefan, bereite gerade mein papierloses Büro vor und werde auch den Masterclass Kurs buchen. Eine DS920+ ist vorhanden und ich möchte Deinen Rat zum Netzwerk Scanner. Du empfielst den Brother ADS-1700W. Hast Du einen Rat für mich? Ich habe den Brother ADS-4700W im Auge. Gibt es bei diesem Modell Dir bekannte Einschränkungen? Beste Grüße Lutz
Hallo Lutz, danke für dein Interesse! An sich scheint der Scanner sehr ähnlich zu sein, Einschränkungen sehe ich da keine. Im Grunde funktioniert jeder Netzwerkscanner, der SMB oder SFTP unterstützt, ich zeige es im Kurs aber an dem 1700W. Sollte für dich also absolut kein Problem darstellen 😊
Bin kurz davor dein Kurs zu kaufen, aber es fehlt mir noch etwas wissen hierfür. NGX gibt dann nur die Anhänge aller E-Mails aus, aber nicht die E-Mails selbst? Es speichert also nur die Anhänge, nicht die E-Mails? 2.Frage: Wo werden die Daten abgespeichert, die in NGX liegen ? Ich vermute mal in dem Docker-Ordner, oder?, sodass ich immer darauf Zugriff habe, falls ich mal kein NGX mehr habe. Zusatz: In deinen Videos sieht man oft Devonthink, wie benutzt du Devonthink, weil das wäre ja eine Alternative zu NGX. Vielen Dank
@@revolutionar267 NGX gibt dann nur die Anhänge aller E-Mails aus, aber nicht die E-Mails selbst? Es speichert also nur die Anhänge, nicht die E-Mails? Genau - die Mail an sich (der Inhalt) wird von Paperless ignoriert - das PDF schön in die eingestellte Ordnerstruktur abgelegt. In den Einstellungen kannst du hinterlegen, was dann mit der Mail geschehen soll (Archivieren, Taggen, verschieben, ...) 2.Frage: Wo werden die Daten abgespeichert, die in NGX liegen ? Ich vermute mal in dem Docker-Ordner, oder?, sodass ich immer darauf Zugriff habe, falls ich mal kein NGX mehr habe. Die Dateien liegen im Docker-Ordner - einmal die Original-Dateien allesamt in einem Verzeichnis "Documents/Originals" - diese werden nicht angerührt und sind - wie der Name schon sagt - die Originale. Dann liegen unter "Documents/Archive" deine Dateien, auf die Paperless zugreift und wo beispielsweise auch die OCR und die Tags drinstehen. Die Ordnerstruktur in "Archive" lässt sich nach belieben automatisch anpassen. So wird auf Wunsch zb für jeden neuen Korrespondent (Absender eines Schriftstücks) ein eigener Ordner angelegt und darin dann alle Dateien zb nach Jahr und Schlagworten benannt. Dadurch hast du am Ende eine saubere Ordnerstruktur mit PDFs, die du auch wenn du kein Paperless-NGX mehr verwenden möchtest, einfach woanders speichern und weiterhin verwenden kannst
@@DerTechnikHeld Vielen Dank für die ausführliche Antwort, es hat mir eine große Freude bereitet. Nutzt du selbst NGX ? Wenn ja, wie ist deine Erfahrung damit? Lässt du auch alle deine PDF-Dokumente aus den E-Mails importieren mithilfe von NGX? Danke
@@revolutionar267 Gerne :) - ja, ich selbst nutze Paperless ebenfalls für meinen „Papierkram“ - sowohl mit dem Scanner als auch für E-Mail-PDFs. Für die pdf-Verarbeitung habe ich mir eine separate E-Mail Adresse angelegt, welche von Paperless überwacht wird. Für mich Archivierungs-relevante Nachrichten leite ich dann manuell an diese Adresse weiter. So vermeide ich Müll-Dokumente in Paperless 👍
Hallo, jetzt habe ich für mein MacBook den Brother ADS1700W gekauft und bin total enttäuscht. Er scannt kein PDF mit der iPhone-App (nur Bilder) und der Connect mit dem MAcBook klappt garnicht. Kann mir da jemand mal helfen?
Ich muss sagen, ich nutze ihn auch nur als reinen Netzwerkscanner und das funktioniert absolut perfekt. Ich hatte ihn noch nie über usb oder App verbunden.
Also ich mag deine Videos sehr, aber dieses Mal finde ich den Titel falsch gewählt. Wenn man es genau nimmt wurden in langen 11 Minuten, wahrhaftig 2 mit viel Zumutung 3 Produkte benannt die wirklich was mit dem papierlosen Arbeiten zu tun haben. „Mein Setup, das ich nutze“ hätte besser vom Titel her gepasst 🤘🏻
sehe das tlw differenziert - kein Laptop mehr, dafür MacMini und iPad (deutlich entspannter auf Sofa) und Trackpad statt Maus … dafür keine Schmerzen in der Hand und schnellerer Wechsel zur Tastatur und zurück
@@DigitalisierungmitKopf Use-Case ist Querbeet von Office bis Musik - Video-Schnitt bisher nur mit MacMini und Davinci Resolve … hier gibt es seit kurzem eine Version für iPad, aber noch nicht getestet iPad ist Pro 12,9 III
jetzt selbst neugierig geworden und Davinci installiert - läuft. Hinweis: nach Installation ist es wohl angeraten zunächst neu zu booten bevor man App öffnet
@@andreask7000 Dass es läuft, glaube ich sofort, für gelegentlichen Videoschnitt ist es auch vermutlich sehr gut. Aber komplexere Dinge wie Fusion-Animationen gehen soweit ich weiß gar nicht mit der iPad-Version. Und davon nutze ich jede Menge :)
Kann der Scanner OCR ohne weitere Software, wenn er ins Netzwerk scannt? Ist das auf dem NAS landende PDF somit sofort durchsuchbar? Früher ging genau dies bei Brother leider nicht, sofern ohne Rechner gescannt wurde.
Nein, aber dafür läuft ja paperless-ngx im Hintergrund. Damit ist es sofort durchsuchbar und die Qualität ist besser als bei den meisten integrierten OCR-Scannern würde ich behaupten.
Danke für die schnelle Reaktion, ich habe ein ähnliches Setup wie Du, bei meiner Frage ging es nur um das Fetaure des Scanners. Dummerweise kenne ich keinen Scanner welcher im Netzwerkmodus OCR erfüllt. Ich würde das Weiterbearbeiten der Scans gerne unabhängig von OCR spezifischer Software machen.
Das war auch genau mein Problem. Ich wollte nicht von einer PC-Software abhängig sein. Paperless-ngx ist ja nur ein Service, der auf dem NAS im Hintergrund läuft, sozusagen anstelle der Intelligenz im Scanner. So kann ich den Scanner tauschen und alles bleibt gleich.
@@DigitalisierungmitKopf Stimmt, die Unabhängigkeit von der gewählten Scannerhardware ist auch ein sehr starkes Argument. Ich werde paperless mal ausprobieren. Vielen Dank für diesen Input.
Ich vermute mal das gleiche Problem bei Paperless wie bei ecoDMS, dass diese App auf der Synology im Docker läuft und deshalb das NAS nicht in den Ruhezustand wechseln kann. Ich nutze mein NAS so selten, dass ich einen Dauerlauf der Festplatte samt der Energiekosten nicht hinnehmen möchte. Gibt es noch Alternativen? Ich möchte mein papierloses Büro demnächst einrichten und weiß noch nicht, auf welche Archivierungs-Methode ich setzen soll ... eine DMS-Lösung; Ordner-Lösung oder eine andere?
Scan einfach direkt mit OCR ein. Dann brauchst du keine Ordner für alles. Habe mittlerweile gut 5000 pdfs in 2 Ordnern und das suchen im Finder dauert keine 10 Sekunden.
@@DigitalisierungmitKopf scannst Du direkt mit OCR ein oder macht das alleine deine DMS Software? Ich hörte dass das OCR von den Scannern bzw. deren Software nicht so viel taugt. Was meinst Du?
Kommt drauf an. Fürs klassische Brainstorming nutze ich sowohl mein Whiteboard als auch Apps wie todoist (die eigentlich für Aufgabentracking gemacht sind). Klassische Post-Its nutze ich auch gelegentlich für Brainstorming, um sie dann am Whiteboard zu verschieben o.Ä. Aber ja, auch dafür gäbe es eine App, sogar von Post-It selbst.
Hier noch der Link zum Videokurs (paperless-ngx Masterclass):
www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass
Und hier der zum Einzugscanner: amzn.to/3Q20dkX (Affiliate-Link). Was steht auf eurem Schreibtisch so rum? Schreibt es mir in die Kommentare :)
Hier noch das versprochene Video zur Briefpostdigitalisierung: ruclips.net/video/jX1RDxtpGgE/видео.html&ab_channel=DigitalisierungmitKopf
Ich habe paperless-ngx nun 2 Tage im Dauerstress und bin begeistert, danke für Dein Update 2023, wodurch Du das Thema bei mir wieder auf die ToDo-Liste gebracht hast. Hier vielleicht einige Infos welche für die Mitlesenden interessant sein können.
- paperless-ngx läuft absolut stabil und schafft auch Massenverarbeitung, bei mir >2000 Dokumente in einem Durchlauf
- doppelte Dokumente werden nicht gescannt, es erfolgt eine Meldung im Protokoll
- fehlerhafte Verarbeitungen werden nachvollziehbar dokumentiert (das ist mir extrem wichtig, ich will mich auf das System zu 100% verlassen können)
Als Nebeneffekt des Updates meines Setups habe ich bemerkt, dass mein Scansnap ix500 per cloudscan (ohne PC direkt ins Netz, bei mir gdrive) mittlerweile auch durchsuchbare PDFs erzeugt. Das war früher nicht so. Diese PDFs kann nun meine Synology DS220+ durch den Medienscanner direkt finden, gesucht nach Namen und Inhalt (!). Von daher wäre paperless-ngx fast wieder überflüssig, da es mir im Wesentlichen um das Wiederfinden der Dokumente geht.
Die Kombination mit der Webseite und Vorschau von paperless-ngx macht das Ganze jedoch unglaublich perfekt ;-)
Das freut mich sehr zu hören, Thomas!
Danke auch für deine Infos, das wird für einige hier interessant sein! Viel Erfolg damit im neuen Jahr 😊
Auf die Idee Kassenzettel zu scannen bin ich noch gar nicht gekommen. Bin auf das Vdeo sehr gespannt.
Tolles Setup für das neue Jahr, danke für deine Videos.
Würde mich über ein Video zum Brother ADS freuen, wo Einstellungen wie zum Beispiel für die Kassenzettel Thema sind und die Einrichtung für das Scanen auf einen Ordner in einem NAS System. Das wäre toll!
Danke für den Vorschlag, ist notiert! Zu den Kassenzetteln kommt bald ein Video.
Vielen Dank für dein Video! Finde es immer sehr spannend, wie andere arbeiten, also mit welchen Konzepten bzw. welche Gedanken man sich gemacht hat bis zur Lösung. Um etwas für meine eigenen Use Cases zu lernen.
Danke für das Lob!
Hallo, ich habe die letzten Tage den Kanal gefunden und bin begeistert. Ich möchte alles umstellen und digitalisieren. Wie und wo fange ich als Anfänger am besten an, also Computer Laie. Sind die ältesten Videos noch aktuell? Vielen herzlichen Dank für Hilfe, Tipps und Unterstützung
Freut mich :)
Als absoluter Laie würde ich dir tatsächlich den Videokurs hier empfehlen, da gehe ich auf sämtliche benötigte Hard- und Software ein und beschreibe anschließend das Zusammenspiel:
www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass
Super informativ! Danke!
Hallo Stefan,
danke für das tolle Video! Kannst du vielleicht noch ein Video machen bzw. ein Blogeintrag, wo du schreibst was du für weitere Produkte für dein Homeoffice/Arbeitsworkflow verwendest? - beispielsweise Schreibtisch, Bürostuhl, Lampen (Lichtquellen) usw.
Wäre für mich sehr interessant, da ich nicht weis was ich kaufen soll.
Danke dir schon mal :)
Gute Idee, mache ich gerne! Danke für den Input 😊
@@DigitalisierungmitKopf Hast du schon einen groben Zeitplan, wann so ein Video erscheinen könnte :)
Endlich ein Update.
Super Video. Wir haben seit längerem einen großen Kyocera mit einem wirklich guten Scanner integriert. Leider habe ich das Problem, dass ich sehr häufig Kassenbons scannen muss.
Zu dem Thema Kassenbons:
Benutzt du eine Software, bzw. ein OCR-Erfassungsprogramm, um zum Beispiel Datum, Betrag usw. automatisch zu erkennen? Ich suche da seit langem eine Lösung, habe aber noch nichts befriedigendes gefunden...
Mit iPhone und Laptop zu arbeiten, sehe ich eher als Rückschritt und old school. Für was benötigt man noch ein Laptop? Ich arbeite immer mehr nur noch iPad only. Mit dem neuen iOS 16.2 und dem externen Monitor Support ist das die viel bessere Möglichkeit, als mit einem Laptop.
Das kommt auf den Use-Case an. Sowohl auf der Couch als auch unterwegs in Bahn und Flugzeug bin ich mit dem Laptop wesentlich schneller, egal was ich mache.
Und für Videoschnitt fängt es am iPad erst langsam an mit ernstzunehmender Software.
@@DigitalisierungmitKopf das ist glaub ich Übungssache. Ich mit mit dem iPad viel schneller. Die Combo Tastatur mit Trackpad von Logitech ist dafür ideal gemacht.
Nur noch iPad wäre ein Traum. Klappt bei mir leider auch nicht. Alleine die Office Anwendungen sind auf dem iPad nicht für mich gemacht. Excel als pdf zu exportieren geht zwar. Aber ohne Druckbereich Festlegung zerschießt es mir ständig das pdf in wilde Abschnitte. Sehr schade. Ansonsten würde es mir fast reichen. Bin aber auch auf ein MacBook Air gegangen weiß schneller geht.
Ich wünsche euch allen einen guten Rutsch.
iPad habe ich versucht aber auch bei mir ist das keine Option. Viele Anwendungen gibt es nicht, viele Funktionen gibt es nicht, Akkulaufzeit ist ebenfalls schlechter und ich arbeite wieder mit zu vielen Adaptern. Da bin ich mit dem MacBook deutlich flexibler und schneller.
Kennst du die Software Joplin. Läuft auf allen Plattformen und kann auf dem NAS laufen.
Sehr cool! Danke für das hilfreiche Video, dass mir einige Recherchezeit erspart hat! Verwendest du bei dem großen Monitor eine Software für das Fenstermanagement zur Desktopaufteilung? Wenn ja, welche Software nutzt du dazu auf dem Mac bzw. Windows?
Freut mich! Ich nutze Magnet unter MacOS.
Hallo Stefan,
super Video, war richtig interessant. Ich finde deine Videos echt immer klasse, macht Spaß zum zuschauen.
Hätte mal eine Frage zu Deiner NAS? Lässt Du die komplett durchlaufen oder hast du einen Energieplan aktiv? Ich bin am überlegen ob ich meine DS220+ 24/7 laufen lasse oder mit den Energieoptionen von Synology arbeite
Danke dir! Aktuell lasse ich ihn 24/7 durchlaufen, was aber eigentlich wenig sinnvoll ist. Ich werde mir demnächst mal die Zeit nehmen das zu ändern, danke für die Erinnerung :)
@@DigitalisierungmitKopf Lässt sich ja einfach einstellen. Nur viele raten ja davon ab, dass die Platten in den Ruhestand fahren, gerade wenn man NAS Platten wie die WD Red verbaut hat. Bin mir nicht ganz schlüssig was ich mache 😄
Hallo Stefan, cooles Setup! Ein Tipp von mir wäre noch, ein USB-C Dock bzw. Hub mit externer Stromversorgung und 90W Output zwischen den Monitor und das MacBook zu schalten, dann hast du wieder nur ein Kabel was du verbinden musst um das MacBook zu laden und das Bildsignal zu übertragen!
Gute Idee 👍 Allerdings nutze ich Thunderbolt 3 und möchte nicht auf USB-C (3.0 oder 3.1) downgraden, um mehr Bandbreite für die anderen Ports zu haben.
@@DigitalisierungmitKopf Stimmt, das hatte ich nicht gedacht… es gibt aber wohl auch Thunderbolt Docks, die sind nur etwas kostenintensiver..
@@LeonRedlich in der Tat. Ich selbst habe von CalDigit das TS4 und bin sehr zufrieden! Monitor läuft, LAN läuft (und damit dann auch der NAS mit Höchstgeschwindigkeit), MacBook lädt, Maus und Tastatur läuft und so weiter und so fort. Ich habe es Mitte diesen Jahres für knapp 400€ geschossen. Damit ist es echt kein Schnapper, aber in meinen Augen ist es das Geld echt wert. Gerade wenn man dann durch einen optimierten Workflow wieder mehr Geld verdient
Hallo Stefan, deine Videos sind wirklich toll! Eine Frage, die mir aber seit geraumer Zeit im Kopf "rumgeht": Wie steht es den um die Revisionssicherheit bei PaperlessNGX? Ich war vor 13 Jahren auch mal kurzzeitig im DMS-Business tätig. Damals waren die Anforderungen der Finanzbehörden an digitale Archive exorbitant hoch. Dokumente durften z.B. nur zu GIF-Dateien verscannt werden, da bei GIF keine Kompression stattfindet, am besten in Farbe und mit 600 dpi.. Auch mußten die Speichermedien auf denen das Archiv gespeichert wurde, eine Änderung unmöglich machen (z.B. Laser-WORM-Discs oder spezielle Firmware für die Filer von Netapp), nicht mal digitale Signaturen der Dokumente als Veränderungsschutz wurden akzeptiert.
Ist das denn heute immer noch so? Das wäre auch mal ein spannendes Thema für ein Video.
Gute Frage, die höre ich oft. Ich sehe das so: Wenn man ein Unternehmen führt, braucht man auch ohnehin ein Buchhaltungs-Tool. Ich selbst nutze dafür LexOffice (Affiliate: tidd.ly/3tCYrj0), das von Haus aus dafür gemacht wurde und auch mit der Zertifizierung wirbt. Paperless-ngx hingegen nutze ich, um die Dokumente selbst zu finden und damit zu arbeiten.
Also ist die Trennung quasi so: lexoffice fürs Rechtliche, paperless-ngx für meine eigenen Abläufe. Wenn man die Originale dann noch behält, sollte es eigentlich keine Probleme geben (kann man ja lose in einen Karton legen nach dem Scannen).
Hey, tolles Video!
Wieso hast du dich für zwei verschiedene Betriebssysteme entschieden - also MacOS und Windows? Sind dir dabei irgendwelche Nachteile über die Zeit aufgefallen?
Danke! Ich habe mich nur für MacOS entschieden, Windows war die Entscheidung meines Arbeitgebers, bei dem ich als Ingenieur angestellt bin ;)
MacOS ist für mich perfekt, Windows leider nicht. Allerdings kommt man im Ingenieurs-Alltag häufig nicht an Programmen vorbei, die es nur für Windows gibt.
Hallo Stefan,
erst mal ein großes Lob an deine Videos. Ich finde die ruhige und klare Art wirklich super.
Ich habe auf meine DS920+ Paperless NGX über dein Konfigurations-Profil installiert und das ging super einfach. Es ergeben sich jetzt nur zwei Fragen, die ich bis jetzt noch nicht herausgefunden habe...
1. Kann ich auch aus der Ferne auf meine Dokumente in Paperless zugreifen?
2. Wie installiere ich Updates von Paperless?
Grüße Dennis
Danke für das Lob! Antwort 1 sollte mein neuestes Video geben :)
Updates sind ganz einfach über "sudo docker-compose pull" möglich. Ausführlicher siehe Cheat Sheet: www.digitalisierung-mit-kopf.de/collections/downloads/products/paperless-ngx-cheat-sheet-wichtigste-befehle
Vielen Dank für das tolle Video. Ich versuche gerade mein Papierloses Büro umzusetzen. Ich habe mir den empfohlen Scanner von Brother geholt. Wie bekomme ich die Scans in die iCloud von Apple ohne Rechner? Und wie trenne ich mehrere Seiten automatische mit Tags bzw. Namenserweiterungen? Der Workflow scheint nur mit Google, OneDrive oder Dropbox zu funktionieren. Ist das so? Hast Du ein Rat?
In die iCloud ohne Endgerät zu scannen geht nicht. Du kannst auf ein Netzlaufwerk wie z.B. einen NAS speichern. Und wenn dort paperless-ngx läuft, kannst du alle Automatisierungen dort laufen lassen.
Hallo Stefan,
danke für das Video. Durch deine alten Videos bin ich auch zum Thema paperlessoffice gekommen. Auch durch die Kommentare unter einen deiner Videos bin ich zu paperless-ngx gekommen. Würde ich immer wieder machen.
Magst du mir die Einstellungen für die Kassenzettel verraten ;) ?
Das freut mich sehr 😁
Da das Thema mit den Kassenzetteln nun recht oft nachgefragt wurde, werde ich gleich ein ganzes Video dazu machen.
Kurze Frage zu dem Scanner. Ich nutze den gleichen und habe das Problem mit den Kassenzetteln. Was muss ich wo einstellen, damit ich diese quasi endlos scannen kann? Thx
Ich suche dir die Einstellung heraus. Ich musste lange ausprobieren, bis ich es hatte 😅
@@DigitalisierungmitKopf Wäre auch daran interessiert
@benjaminbecker1734
@chjos
Habe dafür ein zusätzliches Profil angelegt, somit nun 2 Schnellwahltasten vorhanden - einmal für reguläre A4 Dokumente, einmal für Kassenzettel:
Wichtig beim Kassenzettel-Profil ist:
Qualität: NICHT auf Auto, sondern auf Farbe, Grau oder S/W einstellen (habe es auf S/W und erziele damit gute Ergebnisse)
Auflösung: maximal 300dpi (bei höheren Auflösungen kann "Langes Papier" nicht mehr gewählt werden
Dokumententyp: Langes Papier Schmal
Leerseite überspringen: aus
2-Seitiger Scan: aus
Fortlaufender Scan: aus
Danach klappts auch mit den längsten Kassenzetteln :)
Sehr cleanes Setup 👌
Edit: Schade dass der Monitor nur 60W liefert. Habe selbst einen Thunderbolt-Monitor von Lenovo (ThinkVision) der 90W liefert. Das reicht dann tatsächlich für fast alle Computer. Der hat zusätzlich ein integriertes Dock (USB-A, USB-C, Ethernet, usw) und liefert damit alle Anschlüsse nach, die die normalen Laptops nicht mehr haben. Kann ich nur wärmstens auch für deine Workstation empfehlen.
Danke für den Tipp! Schaue ich mir an 😊
Hallo Stefan, sehr schönes Setup! Wir sind ein 4-Mann Büro und überlegen gerade ein NAS anzuschaffen. Ist die Synologie eingentlich "laut"? Hintergrund: ich würde sie wahrscheinlich direkt hinter meinem Schreibtisch platzieren.
Freut mich, danke! Nein, sie ist im Betreib sehr leise, weniger laut als ein Desktop-PC würde ich sagen.
Wie hast du es gelöst das du zwei Lappys anschließt. Bzw switch jedes mal umstecken ? Hab das Problem das auch zwischen Arbeit und Privat switchen muss
Ich stecke jedes Mal nur den Laptop an, den ich auch nutze. Das ist ja eh nur einer zur gleichen Zeit 😊
Welche Kopfhörer nutzt du denn? Die AirPods Max ?
Nein, zum Schneiden diese hier: amzn.to/3vpnwLZ
Zum normalen Musik hören relativ alte Bose QuietComfort 35
Hallo Stefan, bereite gerade mein papierloses Büro vor und werde auch den Masterclass Kurs buchen. Eine DS920+ ist vorhanden und ich möchte Deinen Rat zum Netzwerk Scanner. Du empfielst den Brother ADS-1700W. Hast Du einen Rat für mich? Ich habe den Brother ADS-4700W im Auge. Gibt es bei diesem Modell Dir bekannte Einschränkungen?
Beste Grüße
Lutz
Hallo Lutz, danke für dein Interesse!
An sich scheint der Scanner sehr ähnlich zu sein, Einschränkungen sehe ich da keine.
Im Grunde funktioniert jeder Netzwerkscanner, der SMB oder SFTP unterstützt, ich zeige es im Kurs aber an dem 1700W. Sollte für dich also absolut kein Problem darstellen 😊
Kann man in NGX auch die E-Mail Anhänge aus der iCloud Email hinzufügen ?
Ja, das geht. Du musst dafür nur ein App-spezifisches Passwort in der iCloud erzeugen und das nutzen (nicht dein normales iCloud-Passwort).
Bin kurz davor dein Kurs zu kaufen, aber es fehlt mir noch etwas wissen hierfür. NGX gibt dann nur die Anhänge aller E-Mails aus, aber nicht die E-Mails selbst? Es speichert also nur die Anhänge, nicht die E-Mails? 2.Frage: Wo werden die Daten abgespeichert, die in NGX liegen ? Ich vermute mal in dem Docker-Ordner, oder?, sodass ich immer darauf Zugriff habe, falls ich mal kein NGX mehr habe.
Zusatz: In deinen Videos sieht man oft Devonthink, wie benutzt du Devonthink, weil das wäre ja eine Alternative zu NGX.
Vielen Dank
@@revolutionar267 NGX gibt dann nur die Anhänge aller E-Mails aus, aber nicht die E-Mails selbst? Es speichert also nur die Anhänge, nicht die E-Mails?
Genau - die Mail an sich (der Inhalt) wird von Paperless ignoriert - das PDF schön in die eingestellte Ordnerstruktur abgelegt. In den Einstellungen kannst du hinterlegen, was dann mit der Mail geschehen soll (Archivieren, Taggen, verschieben, ...)
2.Frage: Wo werden die Daten abgespeichert, die in NGX liegen ? Ich vermute mal in dem Docker-Ordner, oder?, sodass ich immer darauf Zugriff habe, falls ich mal kein NGX mehr habe.
Die Dateien liegen im Docker-Ordner - einmal die Original-Dateien allesamt in einem Verzeichnis "Documents/Originals" - diese werden nicht angerührt und sind - wie der Name schon sagt - die Originale. Dann liegen unter "Documents/Archive" deine Dateien, auf die Paperless zugreift und wo beispielsweise auch die OCR und die Tags drinstehen. Die Ordnerstruktur in "Archive" lässt sich nach belieben automatisch anpassen. So wird auf Wunsch zb für jeden neuen Korrespondent (Absender eines Schriftstücks) ein eigener Ordner angelegt und darin dann alle Dateien zb nach Jahr und Schlagworten benannt.
Dadurch hast du am Ende eine saubere Ordnerstruktur mit PDFs, die du auch wenn du kein Paperless-NGX mehr verwenden möchtest, einfach woanders speichern und weiterhin verwenden kannst
@@DerTechnikHeld Vielen Dank für die ausführliche Antwort, es hat mir eine große Freude bereitet. Nutzt du selbst NGX ? Wenn ja, wie ist deine Erfahrung damit? Lässt du auch alle deine PDF-Dokumente aus den E-Mails importieren mithilfe von NGX? Danke
@@revolutionar267 Gerne :) - ja, ich selbst nutze Paperless ebenfalls für meinen „Papierkram“ - sowohl mit dem Scanner als auch für E-Mail-PDFs.
Für die pdf-Verarbeitung habe ich mir eine separate E-Mail Adresse angelegt, welche von Paperless überwacht wird.
Für mich Archivierungs-relevante Nachrichten leite ich dann manuell an diese Adresse weiter. So vermeide ich Müll-Dokumente in Paperless 👍
Hallo, jetzt habe ich für mein MacBook den Brother ADS1700W gekauft und bin total enttäuscht. Er scannt kein PDF mit der iPhone-App (nur Bilder) und der Connect mit dem MAcBook klappt garnicht.
Kann mir da jemand mal helfen?
Ich muss sagen, ich nutze ihn auch nur als reinen Netzwerkscanner und das funktioniert absolut perfekt. Ich hatte ihn noch nie über usb oder App verbunden.
Also ich mag deine Videos sehr, aber dieses Mal finde ich den Titel falsch gewählt. Wenn man es genau nimmt wurden in langen 11 Minuten, wahrhaftig 2 mit viel Zumutung 3 Produkte benannt die wirklich was mit dem papierlosen Arbeiten zu tun haben. „Mein Setup, das ich nutze“ hätte besser vom Titel her gepasst 🤘🏻
sehe das tlw differenziert - kein Laptop mehr, dafür MacMini und iPad (deutlich entspannter auf Sofa) und Trackpad statt Maus … dafür keine Schmerzen in der Hand und schnellerer Wechsel zur Tastatur und zurück
Hatte ich mir auch überlegt. Was ist dein Use-Case? Ich würde Videoschnitt schon gerne auch auf dem Sofa machen können 😅
@@DigitalisierungmitKopf Use-Case ist Querbeet von Office bis Musik - Video-Schnitt bisher nur mit MacMini und Davinci Resolve … hier gibt es seit kurzem eine Version für iPad, aber noch nicht getestet
iPad ist Pro 12,9 III
jetzt selbst neugierig geworden und Davinci installiert - läuft. Hinweis: nach Installation ist es wohl angeraten zunächst neu zu booten bevor man App öffnet
@@andreask7000 Dass es läuft, glaube ich sofort, für gelegentlichen Videoschnitt ist es auch vermutlich sehr gut. Aber komplexere Dinge wie Fusion-Animationen gehen soweit ich weiß gar nicht mit der iPad-Version. Und davon nutze ich jede Menge :)
Kann der Scanner OCR ohne weitere Software, wenn er ins Netzwerk scannt? Ist das auf dem NAS landende PDF somit sofort durchsuchbar? Früher ging genau dies bei Brother leider nicht, sofern ohne Rechner gescannt wurde.
Nein, aber dafür läuft ja paperless-ngx im Hintergrund. Damit ist es sofort durchsuchbar und die Qualität ist besser als bei den meisten integrierten OCR-Scannern würde ich behaupten.
Danke für die schnelle Reaktion, ich habe ein ähnliches Setup wie Du, bei meiner Frage ging es nur um das Fetaure des Scanners. Dummerweise kenne ich keinen Scanner welcher im Netzwerkmodus OCR erfüllt. Ich würde das Weiterbearbeiten der Scans gerne unabhängig von OCR spezifischer Software machen.
Das war auch genau mein Problem. Ich wollte nicht von einer PC-Software abhängig sein. Paperless-ngx ist ja nur ein Service, der auf dem NAS im Hintergrund läuft, sozusagen anstelle der Intelligenz im Scanner. So kann ich den Scanner tauschen und alles bleibt gleich.
@@DigitalisierungmitKopf Stimmt, die Unabhängigkeit von der gewählten Scannerhardware ist auch ein sehr starkes Argument. Ich werde paperless mal ausprobieren. Vielen Dank für diesen Input.
Ich vermute mal das gleiche Problem bei Paperless wie bei ecoDMS, dass diese App auf der Synology im Docker läuft und deshalb das NAS nicht in den Ruhezustand wechseln kann. Ich nutze mein NAS so selten, dass ich einen Dauerlauf der Festplatte samt der Energiekosten nicht hinnehmen möchte. Gibt es noch Alternativen? Ich möchte mein papierloses Büro demnächst einrichten und weiß noch nicht, auf welche Archivierungs-Methode ich setzen soll ... eine DMS-Lösung; Ordner-Lösung oder eine andere?
Es würde auch auf einem Raspberry Pi laufen 😊 habe ich getestet, gar keine Probleme. Nur die OCR dauert etwas länger
@@DigitalisierungmitKopf und die Dokumente würden vom Raspberry Pi dann auf den NAS geschoben werden oder auf eine externe Festplatte am Pi? :)
@@nilsdreves4555 Geht beides :)
Scan einfach direkt mit OCR ein. Dann brauchst du keine Ordner für alles. Habe mittlerweile gut 5000 pdfs in 2 Ordnern und das suchen im Finder dauert keine 10 Sekunden.
@@DigitalisierungmitKopf scannst Du direkt mit OCR ein oder macht das alleine deine DMS Software? Ich hörte dass das OCR von den Scannern bzw. deren Software nicht so viel taugt. Was meinst Du?
Kann der Scanner auch beidseitig scannen?
Ja 😊
Hier eine zusätzliche Idee für den workflof zum scannen und entsorgen :
ruclips.net/video/RHtGWuoW2FU/видео.html
Hab' ne DS216 j ohne Dockermöglichkeit. Damit bin ich wohl raus.
Leider Ja. Du kannst ja beim nächsten Upgrade auf das Plus-Modell wechseln und in der Zwischenzeit einen Raspberry Pi dafür nutzen.
Post It's gibt es dann sicher auch nicht, ich wüste nicht, was digital schneller ist
Kommt drauf an. Fürs klassische Brainstorming nutze ich sowohl mein Whiteboard als auch Apps wie todoist (die eigentlich für Aufgabentracking gemacht sind).
Klassische Post-Its nutze ich auch gelegentlich für Brainstorming, um sie dann am Whiteboard zu verschieben o.Ä. Aber ja, auch dafür gäbe es eine App, sogar von Post-It selbst.
Freeform ist dafür perfekt
Der Titel, papierloses! 😂 Ist das Video nicht 5-4 Jahre zu spät 😂
Ich habe bereits vor 4 Jahren Videos dazu gemacht 😉
@@DigitalisierungmitKopf perfekt also ein Update. 😀